Coordinador(a) de Programas y Administración

Harvard University

✓ VERIFICADO · 2 green cards (PERM) aprobadas en los últimos 12 mesesRegistros públicos del Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL).

Lugar: Cambridge, MA
Área: RH & Administrativo
Visa probable: EB-3 Skilled
Empleo visto por última vez el 7/7/2026

Coordinación administrativa de programas académicos en la Universidad de Harvard, Cambridge, MA.

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Descripción del empleo

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Trabajando en la Universidad de Harvard, te unes a una vibrante comunidad que promueve la misión mundial de Harvard de maneras significativas, inspira innovación y colaboración, y construye habilidades y experiencia. Estamos dedicados a crear un ambiente diverso y acogedor donde todos puedan prosperar. ¿Por qué unirse a la Facultad de Artes y Ciencias de Harvard? La Facultad de Artes y Ciencias (FAS) es el centro histórico de la Universidad de Harvard. Es el hogar del programa de pregrado de Harvard (Harvard College, fundado en 1636) así como todos los programas de doctorado de Harvard (la Harvard Kenneth C. Griffin Graduate School of Arts and Sciences, fundada en 1872), Harvard Athletics y la División de Educación Continua. Los 40 departamentos académicos y 30 centros de la FAS apoyan a una comunidad sin precedentes en su excelencia académica en la gama más amplia de disciplinas de artes liberales y ciencias. Juntos, el FAS busca fomentar un ambiente de ambición, curiosidad y compromiso compartido con el conocimiento y la verdad que genera excelencia de todos los miembros de nuestra comunidad y prepara a la próxima generación de líderes a través de una experiencia educativa transformadora. Resumen del trabajo: Los Programas y Coordinador Administrativo informan al Director Ejecutivo y colabora estrechamente con el Director Adjunto de Administración y el Equipo de Liderazgo de la OI. La posición coordina la logística administrativa de los programas básicos e iniciativas especiales, incluidas las convocaciones clave y las actividades de la junta consultiva, para promover la misión de la OI. Sirve de principal contacto administrativo y enlace para los interesados internos y externos, gestionando calendarios complejos, viajes, comunicaciones y logística de eventos, y proporcionando apoyo para el cumplimiento de la investigación. This position reports to the Executive Director. Responsabilidades específicas de empleo: Programas " Coordinación de Proyectos Especiales • Coordina actividades (coordinación de los interesados, apoyo logístico, seguimiento de proyectos, gestión de la información) y plazos para una cartera definida de proyectos especiales y actividades programáticas dirigidas por el Director Ejecutivo y el Equipo de Liderazgo de la OI. • Servi como contacto administrativo primario y enlace para la Iniciativa de la Red de Oportunidades de Educación y el Programa de Becarios de Educación y otras iniciativas clave. • Mantiene el servicio de lista de documentos de trabajo de la OI, incluyendo gestión de suscriptores, distribución de contenidos y actualizaciones de listas regulares. • Proporciona coordinación, logística y documentación para reuniones de las juntas consultivas, incluyendo programación, preparación de materiales, toma de notas y seguimiento de temas de acción. • Mantiene calendarios compartidos de hitos clave del programa y comunica proactivamente actualizaciones y plazos relevantes a los equipos de programas y colaboradores. • Recopila, mantiene y analiza datos sobre la participación y actividades del programa; prepara estadísticas periódicas, actualizaciones, resúmenes e informes sobre determinadas actividades del programa y resultados para el liderazgo interno. Executive Administrative and Convening Support • Proporciona apoyo ejecutivo de alto nivel al Director Ejecutivo, incluida la gestión compleja del calendario, la coordinación de reuniones, la preparación de programas y materiales de información, los arreglos de viaje y la correspondencia rutinaria y confidencial. • Apoya al Director Ejecutivo con procesos financieros relacionados con los reembolsos de viajes, la recaudación de recibos y el mantenimiento de registros precisos de gastos en consonancia con las políticas y los sistemas universitarios. • Coordina la logística final a fin de seminarios seleccionados y convocaciones (por ejemplo, Seminario Interdisciplinario de Almuerzo de la OI, Convocación de Becarios de Educación y Convocación de la Red Mundial de Oportunidad), incluyendo reservas de locales y habitaciones, coordinación de proveedores, comunicación de participantes, preparación de materiales y apoyo de eventos in situ o virtuales. • Gestiona los arreglos de viaje y alojamiento para la convocatoria de oradores y participantes. • Sirve como respaldo para otras responsabilidades administrativas según sea necesario para asegurar operaciones de programa sin problemas. Special Projects and Research Administration Support • Proporciona apoyo a la gestión de proyectos para iniciativas especiales dirigidas por el Director Ejecutivo y el equipo directivo de la OI, incluyendo el establecimiento y mantenimiento de archivos de proyectos, el seguimiento de los plazos y los elementos de seguimiento, y la facilitación de la comunicación entre los contribuyentes internos y externos. • Coordina la preparación, el enrutamiento y el seguimiento de los protocolos de los acuerdos de uso de datos (DUAs) y IRB para actividades de investigación; asegura que la documentación necesaria sea completa, precisa y presentada oportunamente, y mantiene registros organizados. • Supervisa los requisitos de capacitación y cumplimiento relacionados con la investigación para los miembros del equipo; mantiene la actualidad en las políticas y directrices pertinentes en materia de cumplimiento de la investigación; asesora a los miembros del equipo en cuestiones de cumplimiento de rutina y cumple con los artículos pendientes. • Contribuye a los objetivos de la OI realizando tareas relacionadas según sea necesario. Condiciones de trabajo: Esta es una posición híbrida. Requisitos físicos: Sentarse usando un uso cercano de la visión para la lectura y el uso de la computadora durante largos períodos de tiempo Levantamiento (aproximadamente 20 a 30 libras), doblado y otro ejercicio físico Calificaciones básicas: • Licenciatura o una combinación equivalente de educación y experiencia relevante. • Cinco o más años de experiencia relacionada en un entorno de investigación, académico o sin ánimo de lucro, con la responsabilidad demostrada de apoyo administrativo y coordinación de programas y/o proyectos a nivel ejecutivo. Calificaciones y habilidades adicionales: • Excelentes habilidades organizativas con una capacidad demostrada para priorizar y gestionar múltiples proyectos y plazos en un entorno acelerado con demandas competitivas. • Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal y excelentes habilidades interpersonales, con la capacidad de interactuar eficazmente con una amplia gama de actores internos y externos. • Posibilidad demostrada de trabajar independientemente con una supervisión mínima, ejercer juicio sólido y anticipar y resolver problemas. • Capacidad demostrada para manejar información compleja y confidencial con discreción. • Competencia con aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y herramientas de calendario/colaboración; competencia utilizando una variedad de sistemas administrativos y financieros. • La experiencia en coordinación/gestión de proyectos, planificación de eventos o administración de cumplimiento muy preferida. • Experiencia con sistemas financieros y administrativos (por ejemplo, Concur, Buy2Pay) es un plus. • Horario estándar: 28 horas por semana • Información de Patrocinio de Visas: Universidad de Harvard no puede proporcionar patrocinio de visa para esta posición • Revisión previa al empleo: Identidad, Educación • Otras informaciones: Esta es una posición a tiempo parcial y de dos años con posibilidad de renovación. Todas las ofertas finales serán hechas por FAS HR. Opportunity Inisghts es una organización no partidista sin fines de lucro con sede en la Universidad de Harvard y dirigida por Raj Chetty, John Friedman y Nathaniel Hendren. Realizamos investigaciones científicas utilizando “grandes datos” sobre cómo mejorar la movilidad y trabajar en colaboración con las partes interesadas locales para traducir estas conclusiones de investigación en cambios de política. También capacitamos a la próxima generación de científicos y profesionales sociales para mejorar la oportunidad para todos. Detalles del formato de trabajo Esta posición ha sido determinada por los líderes escolares o unitarios de que algunas de las obligaciones y responsabilidades pueden cumplirse efectivamente en un lugar no-Harvard. El horario de trabajo y la ubicación serán fijados por el departamento a su discreción y sobre la base de las necesidades operacionales. Al no trabajar en un lugar designado por Harvard o Harvard, los empleados en posiciones híbridas deben trabajar en un estado registrado de Harvard en cumplimiento de la Política de Empleo de la Universidad fuera de Massachusetts. Durante el proceso de entrevista se discutirán detalles adicionales. Ciertos tipos de visados y fuentes de financiación pueden limitar la ubicación del trabajo. Las personas deben cumplir los requisitos de patrocinio del lugar de trabajo antes del empleo. Grado de salado y rangos Esta posición es el nivel de salario 055. Por favor visite los rangos de sueldos de Harvard para ver el rango de sueldos correspondiente e información relacionada. Beneficios Harvard ofrece un paquete completo de beneficios diseñado para apoyar un equilibrio entre la vida laboral y su bienestar físico, mental y financiero. Porque aquí eres lo que importa. Nuestros beneficios incluyen, pero no se limitan a: • Tiempo de pago generoso incluyendo la licencia parental • Seguro médico, dental y de salud de visión desde el primer día • Planes de jubilación con contribuciones universitarias • Bienestar y recursos de salud mental • Apoyo a familias y cuidadores • Oportunidades de desarrollo profesional, incluida la asistencia de matrícula y el reembolso • Beneficios, descuentos y beneficios del campus Más información sobre estos y beneficios adicionales en nuestra página de bienestar de beneficios. EEO/Non-Discrimination Commitment Statement La Universidad de Harvard está comprometida con la igualdad de oportunidades y la no discriminación. Buscamos talento de todas las partes de la sociedad y del mundo, y nos esforzamos por asegurar que todos en Harvard prosperen. Nuestras diferencias ayudan a nuestra comunidad a avanzar en los propósitos académicos de Harvard. Harvard tiene una política de igualdad de oportunidades de empleo que describe nuestro compromiso de prohibir la discriminación por motivos de raza, etnia, color, origen nacional, sexo, orientación sexual, identidad de género, condición de veterano, religión, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley o identificada en la política de no discriminación de la universidad. La política de igualdad de oportunidades de empleo y la política de no discriminación de Harvard ayudan a todos los miembros de la comunidad a participar plenamente en la vida laboral y en el campus sin acoso y discriminación.

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By working at Harvard University, you join a vibrant community that advances Harvard's world-changing mission in meaningful ways, inspires innovation and collaboration, and builds skills and expertise. We are dedicated to creating a diverse and welcoming environment where everyone can thrive. Why join the Harvard Faculty of Arts and Sciences? The Faculty of Arts and Sciences (FAS) is the historic heart of Harvard University. It is the home of Harvard’s undergraduate program (Harvard College, founded in 1636) as well as all of Harvard’s Ph.D. programs (the Harvard Kenneth C. Griffin Graduate School of Arts and Sciences, founded in 1872), Harvard Athletics and the Division of Continuing Education. The 40 academic departments and 30+ centers of the FAS support a community unparalleled in its academic excellence across the broadest range of liberal arts and sciences disciplines. Together, the FAS seeks to foster an environment of ambition, curiosity and shared commitment to knowledge and truth that elicits excellence from all members of our community and prepares the next generation of leaders through a transformative educational experience. Job Summary: The Programs and Administrative Coordinator reports to the Executive Director and works closely with the Assistant Director of Administration and OI’s Leadership Team. The position coordinates the administrative logistics of core programs and special initiatives, including key convenings and advisory board activities, to advance OI’s mission. It serves as a principal administrative contact and liaison for internal and external stakeholders, managing complex calendars, travel, communications, and event logistics, and providing research compliance support. This position reports to the Executive Director. Job-Specific Responsibilities: Programs & Special Projects Coordination • Coordinates activities (stakeholder coordination, logistics support, project tracking, information management) and timelines for a defined portfolio of special projects and program activities led by the Executive Director and OI’s Leadership Team. • Serves as a primary administrative contact and liaison for the Education Opportunity Network Initiative and the Education Fellows Program and other key initiatives. • Maintains the OI Working Papers listserv, including subscriber management, content distribution, and regular list updates. • Provides coordination, logistics, and documentation for advisory board meetings, including scheduling, materials preparation, note-taking, and follow-up on action items. • Maintains shared calendars of key program milestones and proactively communicates relevant updates and deadlines to program teams and collaborators. • Gathers, maintains, and analyzes data on program participation and activities; prepares periodic statistics, updates, summaries, and reports on select program activities and outcomes for internal leadership. Executive Administrative and Convening Support • Provides high-level executive support to the Executive Director, including complex calendar management, meeting coordination, preparation of agendas and briefing materials, travel arrangements, and routine and confidential correspondence. • Supports Executive Director with financial processes related to travel reimbursements, collecting receipts, and maintaining accurate expense records in alignment with University policies and systems. • Coordinates end-to-end logistics for selected seminars and convenings (e.g., OI Interdisciplinary Lunch Seminar, Education Fellows Convening, and Global Opportunity Network Convening), including venue and room reservations, vendor coordination, participant communication, materials preparation, and on-site or virtual event support. • Manages travel and lodging arrangements for invited convening speakers and participants. • Serves as backup for other administrative responsibilities as needed to ensure smooth program operations. Special Projects and Research Administration Support • Provides project management support for special initiatives led by the Executive Director and OI’s leadership team, including establishing and maintaining project files, tracking deadlines and follow-up items, and facilitating communication among internal and external contributors. • Coordinates the preparation, routing, and tracking of Data Use Agreements (DUAs) and IRB protocols for research activities; ensures required documentation is complete, accurate, and submitted in a timely manner, and maintains organized records. • Monitors research-related training and compliance requirements for team members; keeps current on relevant research compliance policies and guidelines; advises team members on routine compliance questions and follows up on outstanding items. • Contributes to OI’s goals by performing related duties as required. Working Conditions: This is a hybrid position. Physical Requirements: Sitting using near vision use for reading and computer use for extended periods of time Lifting (approximately 20 to 30 pounds), bending, and other physical exertion Basic Qualifications: • Bachelor’s degree or an equivalent combination of education and relevant experience. • Five or more years of related experience in a research, academic, or nonprofit setting, with demonstrated responsibility for executive-level administrative support and program and/or project coordination. Additional Qualifications and Skills: • Excellent organizational skills with a demonstrated ability to prioritize and manage multiple projects and deadlines in a fast-paced environment with competing demands. • Strong written and verbal communication skills and excellent interpersonal skills, with the ability to interact effectively with a wide range of internal and external stakeholders. • Proven ability to work independently with minimal supervision, exercise sound judgment, and anticipate and resolve problems. • Demonstrated ability to handle complex and confidential information with discretion. • Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and calendaring/collaboration tools; competency using a variety of administrative and financial systems. • Experience in project coordination/management, event planning, or compliance administration highly preferred. • Experience with financial and administrative systems (e.g., Concur, Buy2Pay) is a plus. • Standard Hours/Schedule: 28 hours per week • Visa Sponsorship Information: Harvard University is unable to provide visa sponsorship for this position • Pre-Employment Screening: Identity, Education • Other Information: This is a part-time, two-year term position with possibility of renewal. All final offers will be made by FAS HR. Opportunity Inisghts is a non-partisan, not-for-profit organization based at Harvard University and directed by Raj Chetty, John Friedman, and Nathaniel Hendren. We conduct scientific research using “big data” on how to improve upward mobility and work collaboratively with local stakeholders to translate these research findings into policy change. We also train the next generation of social scientists and practitioners to improve opportunity for all. Work Format Details This position has been determined by school or unit leaders that some of the duties and responsibilities can be effectively performed at a non-Harvard location. The work schedule and location will be set by the department at its discretion and based upon operational needs. When not working at a Harvard or Harvard-designated location, employees in hybrid positions must work in a Harvard registered state in compliance with the University’s Policy on Employment Outside of Massachusetts . Additional details will be discussed during the interview process. Certain visa types and funding sources may limit work location. Individuals must meet work location sponsorship requirements prior to employment. Salary Grade and Ranges This position is salary grade level 055. Please visit  Harvard's Salary Ranges   to view the corresponding salary range and related information. Benefits Harvard offers a comprehensive benefits package that is designed to support a healthy work-life balance and your physical, mental and financial wellbeing. Because here, you are what matters. Our benefits include, but are not limited to: • Generous paid time off including parental leave • Medical, dental, and vision health insurance coverage starting on day one • Retirement plans with university contributions • Wellbeing and mental health resources • Support for families and caregivers • Professional development opportunities including tuition assistance and reimbursement • Commuter benefits, discounts and campus perks Learn more about these and additional benefits on our Benefits & Wellbeing Page . EEO/Non-Discrimination Commitment Statement Harvard University is committed to equal opportunity and non-discrimination . We seek talent from all parts of society and the world, and we strive to ensure everyone at Harvard thrives. Our differences help our community advance Harvard's academic purposes. Harvard has an equal employment opportunity policy that outlines our commitment to prohibiting discrimination on the basis of race, ethnicity, color, national origin, sex, sexual orientation, gender identity, veteran status, religion, disability, or any other characteristic protected by law or identified in the university's non-discrimination policy . Harvard's equal employment opportunity policy and non-discrimination policy help all community members participate fully in work and campus life free from harassment and discrimination.

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