Coordinador Administrativo

Tipo de Empleo: Tiempo completo Turno: Turno vespertino Descripción: MercyOne Des Moines House of Mercy Puesto: Asistente Administrativo Estado: Tiempo completo / 40 horas semanales / 1.0FTE Turno: Turno diurno de 8 horas Beneficios: Sin periodo de espera - ¡cobertura efectiva en la fecha de inicio! Esta posición sería para turnos vespertinos. FUNCIONES ESENCIALES: • Cuentas por Cobrar: Prepara hojas de libro mayor mensuales para cuentas por pagar a partir de formularios de reclamo; registra cuentas por cobrar; prepara facturas de alquiler y alimentos; recauda y registra pagos de evaluación de comidas, actualizando el informe mensual de recaudación de alimentos; concilia recibos y comprobantes de pago contra la caja chica; prepara depósitos bancarios y remite recibos; atiende a los clientes aceptando depósitos y pagos de tarifas, cobrando cheques, dando cambio, firmando recibos, reembolsando depósitos y respondiendo consultas; refiere solicitudes especiales al Director; prepara reclamos completos y precisos para servicios al cliente basados en información correcta del cliente, fechas de servicio y número de unidades por código identificado; remite cargos a las agencias designadas para reembolso (por ejemplo, Medicaid, Iowa Department of Human Services o Public Health, City of Des Moines, etc.). • Cuentas por Pagar: paga todas las facturas de manera oportuna y cualitativa; mantiene documentación de respaldo relativa a varias cuentas por pagar (por ejemplo, W-9); proporciona supervisión y asistencia al personal de House of Mercy con respecto a reembolsos relacionados con negocios. Compila información financiera relacionada con la facturación y la rendición de cuentas para subvenciones seleccionadas (por ejemplo, HUD). • Mantiene las cuentas de los clientes de manera precisa utilizando métodos de contabilidad para mantener las cuentas conciliadas; concilia recibos y comprobantes de pago contra la caja de efectivo del cliente; resume los detalles en libros mayores de clientes separados para el libro mayor general; concilia el libro mayor general con el informe bancario. • Lleva registros de diversa información y transacciones financieras para House of Mercy, utilizando calculadora y computadora. • Verifica, asigna y registra detalles de transacciones comerciales en cuentas o hojas de cálculo de computadora a partir de documentos, como facturas y recibos. • Proporciona al Director apoyo administrativo según se solicite y sea necesario. • Ayuda al Director en la programación de conferencias/capacitación y en la realización de arreglos para viajes fuera de la ciudad; ayuda en el procesamiento de reclamos de viaje para reembolso. • Expresa información a individuos o grupos de manera efectiva (por ejemplo, dando recorridos y/o interactuando con voluntarios, grupos comunitarios, contribuyentes, etc.); escucha y responde adecuadamente. • Compila datos de empleados y financieros necesarios para informes anuales y otros (es decir, gastos de subvenciones, fondos restringidos, censo diario, etc.) mediante el uso de procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de bases de datos. • Ayuda con la compilación, copia y presentación de material/información requerida para auditorías. • Capacita a otro personal según sea necesario y solicitado. • Saluda y ayuda a clientes/visitantes (crisis, visitas sin cita, etc.) y personal auxiliar que ingresa a las instalaciones para brindar asistencia. • Mantiene relaciones positivas con el consumidor con todas las personas que ingresan a las instalaciones, monitoreando el comportamiento del cliente/visitante e involucrando inmediatamente al personal clínico/gerencia cuando sea necesario/apropiado. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDAD MÍNIMOS REQUERIDOS: • Diploma de escuela secundaria o GED, requerido. • Alguna educación postsecundaria, preferido. • Dos (2) años de experiencia laboral en operaciones comerciales/de oficina, requerido. • Habilidades en hojas de cálculo y procesamiento de textos, requerido. • Conocimiento práctico de productos Microsoft (por ejemplo, word; excel). • Comprobante de finalización de la capacitación de Reportero Obligatorio de abuso específico para la población atendida dentro de los treinta (30) días posteriores al empleo. Nuestro Compromiso Arraigados en nuestra Misión y Valores Fundamentales, honramos la dignidad de cada persona y reconocemos las perspectivas, experiencias y talentos únicos que cada colega aporta. Al encontrar puntos en común y aceptar nuestras diferencias, crecemos más fuertes juntos y brindamos una atención más compasiva y centrada en la persona. Somos un Empleador de Igualdad de Oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, estado de veterano o cualquier otro estado protegido por la ley federal, estatal o local.