Asistente de Práctica - Corporativo

Somos una Firma donde las personas realmente creen en lo que hacen y se esfuerzan por alcanzar los más altos estándares de desempeño y éxito. Esta posición tiene su base en nuestra oficina de Miami. Descripción General: Los Practice Assistants brindan apoyo administrativo de alta calidad a un grupo de abogados y profesionales en un entorno de equipo, satisfaciendo de manera efectiva y eficiente las necesidades de la Firma/cliente. Responsabilidades Clave y Funciones Esenciales del Puesto: • Comunicarse de manera efectiva y profesional con clientes, abogados y compañeros de trabajo por correo electrónico, por teléfono y en persona; contestar el teléfono, proporcionando respuestas a preguntas rutinarias de clientes y miembros del personal, y/o dirigir las llamadas al abogado o miembro del personal apropiado; organizar conferencias telefónicas y recibir a los clientes. • Crear, redactar, formatear, editar, corregir y gestionar documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint; redactar correspondencia comercial rutinaria, formularios y documentos bajo la supervisión de un abogado/profesional apropiado. • Programar viajes nacionales y extranjeros a través del sistema de viajes de la Firma, incluyendo vuelos, hoteles y/o alquiler de autos. • Preparar, organizar y procesar reembolsos, facturas y solicitudes de cheques de manera oportuna. • Recopilar y preparar información para realizar verificaciones de conflictos, abrir nuevos asuntos de clientes y redactar cartas de compromiso, cartas de alcance y otros documentos requeridos; proporcionar orientación a los abogados para asegurar que los formularios completados sean preparados y presentados correctamente. • Aprender las pautas o restricciones de facturación específicas del cliente y aplicarlas consistentemente a las facturas de los clientes para asegurar el cumplimiento y las prácticas rentables. • Abrir, priorizar y distribuir correspondencia (tanto en papel como electrónica), coordinar envíos, entregas, copias, escaneos e impresiones, cuando sea apropiado. • Ingresar y gestionar las solicitudes de trabajo de los abogados en la herramienta de flujo de trabajo de la Firma y completar de acuerdo con el/los plazo(s) proporcionado(s). • Realizar el archivo electrónico y en papel de rutina de manera organizada para un fácil acceso; fotocopiar, escanear, compilar y distribuir documentos; identificar y coordinar los servicios disponibles proporcionados por los departamentos administrativos, incluyendo servicios de oficina, Help Desk de TI, servicios de documentos, contabilidad, facturación y registros. • Realizar todo el mantenimiento de archivos, incluyendo guardar documentos en el sistema de gestión de documentos. • Asistir a los abogados con el registro de tiempo, facturación y cobranza, según sea necesario. • Operar de forma independiente para asegurar la finalización de las tareas, que pueden ser complejas por naturaleza o requerir una producción de alto nivel, de manera precisa y oportuna. Producir un alto volumen de tareas de trabajo de manera precisa y oportuna. • Realizar tareas administrativas para departamentos no legales, según sea necesario. • Proyectos especiales y tareas según se asigne. Habilidades Requeridas: • Conocimiento avanzado de Microsoft Office Suite y Adobe. • Experiencia con sistemas de gestión de documentos. • Experiencia con programas de software de firma electrónica. • Dominio de las funciones principales de asistente administrativo legal y habilidades técnicas y de comunicación avanzadas. • Capacidad para prosperar en un entorno de ritmo rápido con capacidad demostrada para coordinar múltiples tareas y demandas competitivas. • Excelente atención al detalle, gramática y puntuación, y la capacidad de articular pensamientos y presentar eficazmente ideas y hallazgos innovadores. • Capacidad para seguir instrucciones y trabajar de forma independiente con poca supervisión. • Capacidad para trabajar eficazmente bien con otros. • Habilidades interpersonales y de comunicación efectivas y profesionales. • Capacidad para escribir de forma clara y profesional, con excelentes habilidades de corrección. • Fuerte ética de trabajo con capacidad y compromiso para mantener la confidencialidad. Calificaciones y Educación Requeridas: • Licenciatura • Se prefiere de 4 a 5 años de experiencia apoyando a abogados y asistentes legales con tareas administrativas o relacionadas con clientes. Requisitos Físicos: • Capacidad para sentarse o estar de pie durante períodos prolongados. • Uso moderado o avanzado del teclado. • Capacidad para levantar y transportar hasta treinta libras (aprox. 13,6 kg). Beneficios: Nuestro objetivo es promover un entorno de trabajo en el que las personas tengan acceso a los recursos que necesitan para ser lo mejor de sí mismas tanto profesional como personalmente, lo que incluye recursos que alientan a las personas a enfocarse en su salud y bienestar. A continuación se detallan los beneficios que ofrecemos: planes médicos integrales (PPO y HDHPs), planes dentales y de la vista, incluyendo cobertura para parejas de hecho; seguro de vida y AD&D; seguro de discapacidad a corto y largo plazo; cuentas con ventajas fiscales para gastos de atención médica, incluyendo FSAs y HSAs; FSAs para cuidado de dependientes; servicios de defensa de la salud; recursos de salud conductual y asesoramiento para todos los miembros de la familia; 401(k); participación en las ganancias; cuidado de dependientes de respaldo; apoyo en la planificación del cuidado de personas mayores; recursos para personas con discapacidades del desarrollo y sus cuidadores; y días festivos pagados y otros tiempos libres pagados, incluyendo licencia pagada para nuevos padres. Holland & Knight es un Empleador de Igualdad de Oportunidades y no discrimina por motivos de raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo, parto o condiciones relacionadas, estado transgénero y orientación sexual), origen nacional, edad, discapacidad, información genética, estado de veterano o cualquier otro factor prohibido por la ley. Los solicitantes que estén interesados en postularse para un puesto y requieran una adaptación durante el proceso deben comunicarse con [contacto en el portal] . La Información Personal recopilada de los solicitantes se utilizará con el fin de procesar la solicitud a lo largo de cualquier proceso de reclutamiento o empleo, así como para su inclusión en un expediente de personal. Las categorías de datos recopilados pueden incluir nombre, dirección, números de teléfono, correo electrónico, Número de Seguro Social y firma. Holland & Knight puede recopilar información adicional si usted da su consentimiento para una verificación de antecedentes. Esto incluye antecedentes penales, empleo y certificaciones. Por favor, visite el Portal de Información Legal para conocer las políticas de privacidad de Holland & Knight LLP.