Asistente Administrativo Senior - TripleTree

Asistente Administrativo Senior (Asistente de Apoyo Administrativo III) - TripleTree Capital One busca un Asistente Administrativo experimentado, orientado a los detalles, innovador y seguro de sí mismo. Este puesto es extremadamente fundamental para el éxito de una organización eficiente y bien dirigida. La capacidad de adaptarse a demandas en constante cambio, asumir tareas nuevas y desconocidas, y trabajar de manera colaborativa con otros profesionales administrativos es crítica. Usted tiene la habilidad de crear y reforzar los valores corporativos demostrando integridad personal, ganándose y respetando la confianza de los asociados y comunicándose abiertamente tanto interna como externamente. Por lo tanto, el candidato ideal para este rol de alta visibilidad e influencia estará dispuesto y capacitado para abordar las tareas a continuación y enfrentar nuevos desafíos con una mente abierta. Responsabilidades: • Gestionar calendarios diarios, demostrando flexibilidad y habilidades de resolución de problemas para ajustar o priorizar agendas según cambios de último minuto. • Desarrollar estrategias únicas para las necesidades de cada Ejecutivo con el fin de maximizar la eficiencia y comunicar claramente las prioridades. • Identificar conflictos próximos y actores clave para evaluar la cobertura y las estrategias de comunicación. • Defender la disponibilidad de su Ejecutivo en toda la empresa para controlar la programación interna. • Conocer el estado de los negocios activos para anticipar las necesidades futuras del cliente y del equipo. • Organizar reuniones y eventos enviando invitaciones; además de reservar salas de reuniones, catering, audio/video y otros servicios según sea necesario. • Comprender los matices comerciales de las reuniones presenciales, incluyendo: formato de invitaciones, registro de invitados, protocolos de cumplimiento y flujo de reuniones en el lugar. • Impulsar eventos clave del equipo (reuniones generales, conferencias, pedidos de suministros y eventos sociales) y sus partes correspondientes. • Facilitar la búsqueda de lugares, la contratación y la ejecución de eventos mientras construye relaciones en la industria para aprovechar en futuros eventos. • Ser un recurso vivo cultivando relaciones en toda la Empresa con varios expertos en la materia para proporcionar a su equipo respuestas rápidas y precisas. • Coordinar los arreglos de viaje para su equipo y los equipos de negocios más amplios respetando los parámetros de su cliente y sus gastos generales. • Estar accesible para cambios y abordarlos de manera rápida y tranquila a través de los canales aprobados de Capital One, teniendo en cuenta las excepciones y políticas de viaje. • Proporcionar alternativas innovadoras de resolución de problemas. • Preparar y procesar informes de gastos de manera oportuna con la codificación y comentarios apropiados basados en las necesidades del cliente y del negocio en general. • Servir como modelo a seguir para todos los demás profesionales administrativos manteniendo los niveles más altos de servicio al cliente externa e internamente en toda la organización. • Realizar tareas administrativas generales para las operaciones diarias, incluyendo envíos, preparación de documentos, facilitación de proyectos ad-hoc y manejo de problemas novedosos. • Comunicarse de manera clara, concisa y profesional con los clientes y su personal de apoyo. • Cultivar relaciones con equipos administrativos externos para facilitar fácilmente las necesidades comerciales futuras. • Conocer el ciclo de vida de un negocio dentro de nuestra empresa para priorizar efectivamente a los clientes al programar reuniones. • Establecerse como un guardián y un punto de contacto principal para su equipo a través de sus comunicaciones y el cultivo de relaciones. • Organizar Presentaciones de Gestión en diversas geografías, incluyendo toda la logística de viajes o cenas circundantes. • Identificar ubicaciones mutuamente convenientes para los viajes de clientes y prospectos antes de buscar lugares apropiados, teniendo en cuenta la discreción, las necesidades de la reunión y la accesibilidad. • Proporcionar asistencia de viaje, según sea necesario, para partes externas. • Coordinar todos los contratos de catering, audiovisuales, alojamiento y cenas privadas, y los elementos de ejecución del evento con anticipación para brindar una experiencia perfecta. • Procesar los cargos relevantes de manera oportuna para proporcionar a los clientes una imagen precisa de su gasto total y reforzar la integridad de Capital One como socio comercial. • Ser un socio eficaz en la planificación de eventos colaborativos en conferencias relevantes, o como oportunidades de desarrollo comercial, y demostrar disposición para navegar los matices de las relaciones en el proceso. • Facilitar actividades de celebración y arreglos para los clientes al cierre de transacciones mediante la búsqueda de diversas experiencias y la facilitación de los contratos de lugar y cena, logística de transporte y arreglos generales de viaje. En Capital One, encontrará un entorno que inspira un espíritu de "todo es posible" con una multitud de recursos de apoyo. Mejor aún, encontrará gerentes que lo alientan a ser lo mejor de sí mismo en todas las áreas de su vida. Si está listo para crear un rol administrativo que satisfaga sus objetivos profesionales mientras equilibra sus intereses personales, entonces Capital One está ansioso por hablar con usted. Calificaciones Básicas: • Diploma de Escuela Secundaria, GED o certificación equivalente. • Al menos 2 años de experiencia administrativa. • Al menos 2 años de experiencia en Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) o Google Suite. Calificaciones Preferidas: • Título de Asociado. • Al menos 5+ años de experiencia como Asistente Ejecutivo o Asistente Administrativo en un entorno de ritmo rápido. • Al menos 3+ años de gestión de calendarios apoyando a múltiples ejecutivos. • Al menos 1+ año de experiencia en planificación de reuniones y eventos. • Experiencia en la configuración de videoconferencias y tecnología Zoom/Skype para usuarios de reuniones. • Experiencia en planificar con anticipación y gestionar el tiempo de manera efectiva. • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. • Excelentes habilidades organizativas. En este momento, Capital One no patrocinará a un nuevo solicitante para la autorización de empleo para este puesto. Los salarios anuales mínimos y máximos de tiempo completo para este puesto se enumeran a continuación, por ubicación. Tenga en cuenta que esta información salarial es solo para candidatos contratados para realizar trabajo dentro de una de estas ubicaciones, y se refiere al monto que Capital One está dispuesta a pagar en el momento de esta publicación. Los salarios para puestos de tiempo parcial se prorratearán en función del número acordado de horas a trabajar regularmente. Bloomington, MN: $73,500 - $83,900 para Asistente de Apoyo Administrativo III New York, NY: $88,200 - $100,700 para Asistente de Apoyo Administrativo III Los candidatos contratados para trabajar en otras ubicaciones estarán sujetos al rango salarial asociado con esa ubicación, y el monto salarial anualizado real ofrecido a cualquier candidato en el momento de la contratación se reflejará únicamente en la carta de oferta del candidato. Capital One ofrece un conjunto integral, competitivo e inclusivo de beneficios de salud, financieros y otros que apoyan su bienestar total. Obtenga más información en el sitio web de Carreras de Capital One. La elegibilidad varía según el estado de tiempo completo o parcial, el estado de exento o no exento y el nivel de gestión. Se espera que este puesto acepte solicitudes durante un mínimo de 5 días hábiles. Por favor, no contactar agencias. Capital One es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (EOE, incluyendo discapacidad/veteranos) comprometido con la no discriminación en cumplimiento con las leyes federales, estatales y locales aplicables. Capital One promueve un lugar de trabajo libre de drogas. Capital One considerará para el empleo a solicitantes calificados con antecedentes penales de manera consistente con los requisitos de las leyes aplicables sobre consultas de antecedentes penales, incluyendo, en la medida en que sea aplicable, el Artículo 23-A de la Ley de Corrección de Nueva York; el Código Policial de San Francisco, California, Artículo 49, Secciones 4901-4920; la Ley de Oportunidad Justa de la Ciudad de Nueva York; la Ley de Evaluación de Antecedentes Penales Justa de Filadelfia; y otras leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables sobre consultas de antecedentes penales. Si ha visitado nuestro sitio web en busca de información sobre oportunidades de empleo o para solicitar un puesto, y requiere una adaptación, comuníquese con el Reclutamiento de Capital One en [teléfono en el portal] o por correo electrónico a [contacto en el portal]. Toda la información que proporcione se mantendrá confidencial y se utilizará solo en la medida necesaria para proporcionar las adaptaciones razonables necesarias. Para soporte técnico o preguntas sobre el proceso de reclutamiento de Capital One, envíe un correo electrónico a [contacto en el portal] Capital One no proporciona, respalda ni garantiza y no es responsable de productos, servicios, herramientas educativas u otra información de terceros disponible a través de este sitio. Capital One Financial está compuesta por varias entidades diferentes. Tenga en cuenta que cualquier puesto publicado en Canadá es para Capital One Canada, cualquier puesto publicado en el Reino Unido es para Capital One Europe y cualquier puesto publicado en Filipinas es para Capital One Philippines Service Corp. (COPSSC).