Asistente Legal Corporativo

Stoel Rives LLP tiene una vacante inmediata para un Asistente de Práctica Corporativa en nuestra oficina de Anchorage. Este puesto proporciona apoyo administrativo legal a los abogados en los grupos de práctica Corporativa y de Energía y reporta al Coordinador de la Oficina. FUNCIONES/RESPONSABILIDADES ESENCIALES 1. Preparación y Gestión de Documentos Legales Preparar plantillas/documentos base, revisar y finalizar documentos legales, incluyendo estatutos, actas constitutivas, contratos de compra de activos, contratos de compra de acciones, contratos de arrendamiento, documentos de fusiones y adquisiciones, certificados de acciones, consentimientos de la junta y actas de reuniones de la junta; preparar, actualizar y mantener libros de actas corporativas, libros de registro de acciones y libros de acciones; presentar documentos ante la Division of Corporation; preparar documentos para el cierre de transacciones; y preparar cuadernos de cierre electrónicos o en copia física. 2. Procesamiento de Textos Digitar correspondencia y documentos y formularios legales simples a complejos a partir de transcripciones, borradores manuscritos o notas; aplicar control de cambios, formato y estilos; corregir, formatear, editar, etiquetar y redactar documentos; transcribir mensajes de correo de voz y dictados de abogados; y comparar documentos utilizando software de comparación de documentos y producir comparaciones con marcas (redline). 3. Registro de Horas y Facturación Ingresar, corregir y cerrar las entradas de tiempo de los profesionales en el software de facturación; revisar, corregir, distribuir y rastrear proformas y facturas de clientes; gestionar proformas complejas, incorporar ediciones y enviar facturas de clientes según sea necesario; investigar y resolver problemas de facturación y dudas de clientes y del departamento de contabilidad según sea necesario; y procesar informes de gastos y solicitudes de desembolso de facturas. 4. Servicio al Cliente Comunicarse con clientes y abogados externos por teléfono y correo electrónico; trabajar con los clientes para obtener firmas en documentos legales; coordinar viajes de clientes para reuniones presenciales y audiencias; y coordinar tarjetas y regalos de fin de año para clientes. 5. Trabajo en Equipo Trabajar con y proporcionar cobertura para el equipo de asistentes de práctica durante momentos de necesidad, como alta carga de trabajo y ausencias planificadas o no planificadas; delegar y coordinar proyectos con departamentos de apoyo; ayudar a compañeros de trabajo y profesionales con preguntas relacionadas con la tecnología o los procedimientos de la firma; y participar en reuniones de equipo. 6. Gestión de Archivos y Documentos Escanear, copiar, enviar por fax, imprimir y organizar documentos; solicitar y revisar informes de conflictos; abrir nuevos clientes/casos utilizando el sistema de registros electrónicos de la firma; mantener archivos electrónicos y físicos; recuperar documentos del sistema de gestión de documentos y archivos físicos; preparar y mantener cuadernos; y transmitir documentos electrónicos voluminosos a través de un sitio web seguro para compartir archivos. 7. Otro Apoyo Administrativo Mantener las agendas de los profesionales y monitorear los plazos procesales; revisar documentos y correspondencia en busca de plazos e información importantes; mantener contactos y listas de trabajo en Outlook e InterAction; distribuir correspondencia interna y externa electrónicamente y/o en copia física; programar reuniones y coordinar reservas de salas de conferencias y almuerzos; rastrear créditos de Educación Jurídica Continua (CLE) y preparar informes de cumplimiento para las asociaciones de abogados estatales (state bar associations); preparar y enviar el formulario de solicitud apropiado para la aprobación de gastos de desarrollo de negocios o desarrollo profesional; responder llamadas telefónicas y transmitir mensajes telefónicos; organizar viajes; actualizar y mantener la página del grupo de práctica en la intranet de la firma; y cumplir con las políticas de la firma, incluyendo confidencialidad, cuestiones de uso de información privilegiada (insider trading), etc. Otras tareas según se asigne. CAPACIDADES ESENCIALES Mantener confidencial la información de identificación personal, información de salud personal e información privilegiada entre abogado/cliente; priorizar responsabilidades diarias y proyectos especiales y reajustar a medida que cambian las prioridades; coordinar recursos para cumplir con los plazos; realizar múltiples tareas en un entorno de alta presión y ritmo rápido; mantener una conducta tranquila, cortés y profesional en todo momento; ser un aprendiz constante, flexible, proactivo, eficiente y recursivo; tomar la iniciativa y dar seguimiento; resolver problemas; trabajar de forma independiente y en un entorno de equipo interactivo; tener asistencia puntual, regular y predecible; tener sólidas habilidades organizativas, gramaticales y de corrección; prestar atención al detalle; tener excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente; tener habilidades de comunicación verbal y escrita claras, efectivas y profesionales; y ser competente y fluido en lectura, escritura y comunicación verbal en inglés. Conocimiento Técnico Digitar con precisión a más de 60 ppm Competencia en el paquete Microsoft Office Se prefiere experiencia con software de firmas de abogados, como iManage, Adobe Acrobat, Chrome River, Carpe Diem, Paperless Proforma, Intapp, Meeting Room Manager, Box, Workshare Compare, Metadata Assistant e InterAction Capacidades Físicas/Mentales Operar un teléfono, computadora personal y todo tipo de equipos de fotocopiado y otros equipos de oficina necesarios; leer y comprender notas o instrucciones manuscritas y mecanografiadas; escribir en un teclado de computadora en posición sentada o de pie durante períodos prolongados durante una jornada laboral de 7.5 horas; aprender y utilizar eficazmente el estilo y las aplicaciones de software de la firma; corregir documentos con precisión; registrar y entregar mensajes telefónicos con precisión; cargar archivos, carpetas y bolsas de archivos por distancias cortas. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA Diploma de escuela secundaria o equivalente GED. Se valora una comprensión básica de contabilidad. HORARIO DE TRABAJO NORMAL Este es un puesto híbrido, no exento (non-exempt) y elegible para compensación por horas extras. El horario regular de oficina es de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Cómo vivirá bien en Stoel Rives: ¡Compensación, Beneficios y Más! El rango salarial para este puesto es de $59,000 - $98,000; sin embargo, la compensación base presentada a un candidato puede variar según las habilidades y la experiencia general. Este rango salarial se basa en la ubicación del mercado. Además de la compensación base, Stoel Rives tiene un programa de recompensas totales que incluye un bono discrecional anual y ofertas de beneficios integrales. Por ejemplo, nuestras ofertas de beneficios incluyen licencia familiar y médica remunerada, PTO competitivo y opciones de trabajo remoto. Ofrecemos opciones competitivas y robustas de planes médicos, dentales, de visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo, AD&D, EAP, FSA y Seguro de Vida Voluntario, ADD y LTC. También proporcionamos una generosa cuenta de ahorros para la salud (HSA) con contribución de la firma, un plan de transporte/estacionamiento antes de impuestos que incluye un subsidio mensual del empleador de $100 para personas que trabajan 3 o más días/semana en la oficina, y una contribución anual al plan de jubilación del empleado. No aceptamos reclutadores.