Empleo cerrado
Este empleo salió del aire el 26/9/2026. Los datos de abajo son el registro histórico — y justo abajo hay empleos similares abiertos ahora.
EB-3 SkilledEmpresa con historial de patrocinio ante el gobierno
REG. 44859763
Administrador de Oficina
PLANETART, LLC
- Lugar: Woodridge, IL
- Área: RH & Administrativo
- Visa probable: EB-3 Skilled
- Empleo visto por última vez el 26/9/2026
Administrador de oficina en Woodridge, IL; empresa con 1 LCA aprobado en los últimos 12 meses.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.
Descripción del empleo
Traducción automática del anuncio original del empleador.
Company and Vision
La visión de PlanetArt es ser el vendedor líder de productos personalizados y de fabricación a demanda en todo el mundo. Proporcionamos a los consumidores herramientas y contenidos inigualables y una experiencia de cliente sin igual que resulte en productos acabados de alta calidad y significativos y celebraciones memorables de eventos en vivo.
Las marcas de la empresa incluyen las populares aplicaciones FreePrints y FreePrints Photobooks y la industria líder en la tarjeta de SimplementetoImpress y el sitio de papelería, así como las creaciones personales, CafePress e ISeeMe! Visita [enlace en el portal] para conocer más sobre nuestras marcas.
Tenemos más de 500 miembros del equipo en varias oficinas, principalmente en Calabasas CA, San Diego CA, Woodridge IL, Minneapolis, MN y Pleasanton, CA. También tenemos miembros de equipo en dos oficinas de propiedad de la empresa en China, así como en Europa.
Visión general del trabajo
PlanetArt busca un administrador de oficinas confiable, profesional y orientado al servicio para apoyar nuestra instalación de Woodridge. Esta posición sirve como el primer punto de contacto para los empleados, visitantes, candidatos, vendedores y invitados que entran en la instalación.
Este es un papel práctico en un entorno de almacén y oficina. El Administrador de la Oficina interactuará regularmente con los empleados de almacenes y oficinas, en particular cuando los empleados lleguen a trabajar cada mañana. Esta persona responderá a preguntas rutinarias, proporcionará dirección y asistencia, y aumentará el empleado, las instalaciones, la seguridad u otras preocupaciones cuando proceda.
El Administrador de la Oficina también prestará apoyo administrativo general y ayudará a los Recursos Humanos con las comunicaciones, los acontecimientos, las actividades de reconocimiento y otras necesidades relacionadas con las instalaciones.
Esta es una posición in situ, de lunes a viernes.
Lo que harás
Responsabilidades clave
• Saluda y asiste a empleados, visitantes, candidatos, vendedores e invitados de manera profesional y cortés.
• Servir como recurso de primera línea para los empleados, especialmente los empleados de almacén que llegan a la instalación cada mañana.
• Responder llamadas entrantes y correos electrónicos y preguntas directas a la persona o departamento apropiado.
• Responder a las preguntas rutinarias de las instalaciones y administrativas y escalar adecuadamente las cuestiones cuando sea necesario.
• Realizar tareas generales clericales y administrativas, incluyendo la entrada de datos, presentación, escaneo, copia y preparación de documentos.
• Mantener información precisa en sistemas de empresa, hojas de cálculo y bases de datos.
• Gestionar correos entrantes y salientes, paquetes y entregas, incluyendo la coordinación de las recogidas.
• Realizar tareas diarias de apertura y cierre para la oficina como se le ha asignado.
• Presentar y dar seguimiento a las solicitudes de mantenimiento o instalación de rutina.
• Ayudar a Recursos Humanos con eventos de empleados, reuniones, capacitación, celebraciones y actividades de reconocimiento.
• Preparar materiales, comunicaciones, hojas de inscripción y otros artículos para actividades de empleados.
• Apoyar actividades de bienvenida y reconocimiento de hitos de empleados.
• Ayuda a mantener un entorno profesional y acogedor para empleados y visitantes.
• Ayudar con los recados locales y otras tareas administrativas según sea necesario.
• Seguir las políticas, procedimientos y requisitos de seguridad de la empresa.
• Seguimiento y mantenimiento de suministros de oficina y presentación de solicitudes de reposición cuando sea necesario.
Necesidades
Lo que deberías tener
Habilidades, Calificaciones y Requisitos
• Diploma de secundaria o equivalente requerido; prefirió título asociado.
• 2 años de experiencia en una función administrativa, clerical, recepcionista, recepción o servicio al cliente preferido.
• La experiencia en un almacén, fabricación, distribución o entorno similar es un plus.
• Servicio al cliente fuerte y habilidades interpersonales.
• Destrezas profesionales y efectivas de comunicación verbal y escrita.
• Competencia básica a intermedia con Microsoft Office, incluyendo Word y Excel.
• Gran capacidad organizativa y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
• Capacidad para trabajar independientemente y saber cuándo escalar un problema.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer un buen juicio.
• Capacidad para mantener la calma y profesional al manejar situaciones difíciles.
• Inglés Bilingüe / Español preferido.
• Debe ser capaz de trabajar en el sitio cinco días por semana, de lunes a viernes.
Lo que puedes esperar
Condiciones de trabajo
• El trabajo se realiza en un entorno de oficina con niveles de ruido bajos a moderados.
• Levantamiento ocasional de hasta 20 libras.
• La posición requiere un uso regular y continuo de la computadora.
• La posición requiere un asiento regular y de pie.
• La posición requiere una interacción regular con los miembros del equipo a través de los siguientes métodos: en persona, teléfono, Zoom, Slack o correo electrónico.
• Puede requerir exposición ocasional al almacén según sea necesario.
• Este es un papel in situ; por lo tanto se espera que el candidato ideal esté en la oficina cinco días por semana (de lunes a viernes) con la opción de trabajar horas adicionales durante Peak (de noviembre a diciembre)
Beneficios
El rango de compensación para esta posición es de $24 - $26 por hora.
PlanetArt ofrece un paquete completo de beneficios, incluyendo:
• Seguro de Salud, Dental y Visión
• Seguro de vida
• 401(k) con coincidencia
• Seguro de mascotas
• Beneficios de salud mental
• Programa de tiempo completo, incluyendo vacaciones, días de enfermedad, vacaciones pagadas y vacaciones flotantes
• Descuentos de productos empleados
Ver el texto original en inglés
Company and Vision
PlanetArt’s vision is to be the leading seller of personalized and make-on-demand products worldwide. We provide consumers with unmatched tools and content and an unparalleled end-to-end customer experience that result in high-quality, meaningful finished products and memorable celebrations of live events.
The company’s brands include the popular FreePrints and FreePrints Photobooks apps and the industry leading SimplytoImpress card and stationery site, as well as Personal Creations, CafePress and ISeeMe! Visit [enlace en el portal] to learn more about our brands.
We have more than 500 team members across multiple offices, primarily in Calabasas CA, San Diego CA, Woodridge IL, Minneapolis, MN and Pleasanton, CA. We also have team members in two company-owned offices in China, as well as in Europe.
Job Overview
PlanetArt is seeking a reliable, professional, and service-oriented Office Administrator to support our Woodridge facility. This position serves as the first point of contact for employees, visitors, candidates, vendors, and guests entering the facility.
This is a hands-on role in a warehouse and office environment. The Office Administrator will interact regularly with warehouse and office employees, particularly as employees arrive for work each morning. This person will answer routine questions, provide direction and assistance, and escalate employee, facility, safety, or other concerns when appropriate.
The Office Administrator will also provide general administrative support and assist Human Resources with employee communications, events, recognition activities, and other facility-related needs.
This is an on-site, Monday through Friday position.
What You’ll Do
Key Responsibilities
• Greet and assist employees, visitors, candidates, vendors, and guests in a professional and courteous manner.
• Serve as a front-line resource for employees, particularly warehouse employees arriving at the facility each morning.
• Answer incoming phone calls and emails and direct questions to the appropriate person or department.
• Respond to routine facility and administrative questions and appropriately escalate issues when necessary.
• Perform general clerical and administrative duties, including data entry, filing, scanning, copying, and document preparation.
• Maintain accurate information in company systems, spreadsheets, and databases.
• Manage incoming and outgoing mail, packages, and deliveries, including coordinating pickups.
• Perform daily opening and closing duties for the office as assigned.
• Submit and follow up on routine facility or maintenance requests.
• Assist Human Resources with employee events, meetings, training, celebrations, and recognition activities.
• Prepare materials, communications, sign-in sheets, and other items for employee activities.
• Support new-hire welcome activities and employee milestone recognition.
• Help maintain a professional and welcoming environment for employees and visitors.
• Assist with local errands and other administrative tasks as needed.
• Follow company policies, procedures, and safety requirements.
• Track and maintain office supplies and submit requests for replenishments when necessary.
Requirements
What You Should Have
Skills, Qualifications, and Requirements
• High school diploma or equivalent required; associate degree preferred.
• 2+ years of experience in an administrative, clerical, receptionist, front desk, or customer service role preferred.
• Experience in a warehouse, manufacturing, distribution, or similar environment is a plus.
• Strong customer service and interpersonal skills.
• Professional and effective verbal and written communication skills.
• Basic to intermediate proficiency with Microsoft Office, including Word and Excel.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Ability to work independently and know when to escalate an issue.
• Ability to maintain confidentiality and exercise good judgment.
• Ability to remain calm and professional when handling difficult situations.
• Bilingual English/Spanish preferred.
• Must be able to work on-site five days per week, Monday through Friday.
What You Can Expect
Working Conditions
• Work is performed in an office environment with low to moderate noise levels.
• Occasional lifting of up to 20 pounds.
• Position requires regular, continuous use of computer.
• Position requires regular sitting and standing.
• Position requires regular interaction with team members through the following methods: in-person, phone, Zoom, Slack, or email.
• May require occasional exposure to the warehouse as needed.
• This is an onsite role; thus the ideal candidate is expected to be in the office five days per week (Monday through Friday) with the option of working additional hours during Peak (November – December)
Benefits
The compensation range for this position is $24 - $26 per hour.
PlanetArt offers a comprehensive benefits package, including:
• Health, Dental, and Vision Insurance
• Life Insurance
• 401(k) with matching
• Pet Insurance
• Mental Health Benefits
• Comprehensive Time Off Program, including Vacation, Sick Days, Paid Holidays, and Floating Holidays
• Employee Product Discounts
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.