H-1BGreen card en trámite para este puesto
REG. 4688507
Coordinador de Operaciones Administrativas
Great Plains Women's Health Center, P.C.
- Lugar: Little Rock, AR
- Área: RH & Administrativo
- Visa probable: H-1B
- Empleo visto por última vez el 22/7/2026
Coordinador de operaciones administrativas en Little Rock, AR; empresa con 1 LCA aprobado en los últimos 12 meses.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.
Descripción del empleo
Traducción automática del anuncio original del empleador.
Los empleados actuales del University of Arkansas System, incluidos los estudiantes empleados y asistentes de posgrado, deben iniciar sesión en Workday a través de MyApps.Microsoft.com y luego acceder a Find Jobs desde la barra de búsqueda de Workday para ver y postularse a puestos vacantes. Los estudiantes del University of Arkansas System también verán los puestos vacantes y se postularán dentro de Workday buscando “Find Jobs for Students”.
Todas las ofertas de trabajo se cerrarán a las 12:01 a.m. CT en la Fecha de Cierre especificada (si está designada).
Si cierra el navegador o sale de su solicitud antes de enviarla, el proceso de solicitud se guardará como borrador. Podrá acceder y completar la solicitud a través de “My Draft Applications” ubicado en su página de Candidate Home.
Fecha de Cierre:
Tipo de Puesto:
Staff (No Clasificado)
Puesto de Workstudy:
No
Tipo de Empleo:
Regular
Turno de Trabajo:
Patrocinio Disponible:
No
Nombre de la Institución:
University of Arkansas at Little Rock La University of Arkansas at Little Rock es una universidad de investigación metropolitana que brinda una educación accesible y de calidad a través de un aprendizaje flexible y oportunidades de pasantías inigualables. En UA Little Rock, preparamos a nuestros más de 8,900 estudiantes para ser innovadores y líderes responsables en sus campos. Comprometida con su misión de universidad de investigación metropolitana, UA Little Rock es una fuerza impulsora en la próspera comunidad cultural de Little Rock y un componente importante del perfil creciente de la ciudad y el estado como líder regional en investigación, transferencia de tecnología, desarrollo económico y creación de empleo.
A continuación, encontrará los detalles del puesto, incluida cualquier documentación complementaria y preguntas que debe revisar antes de postularse a la vacante. Para postularse al puesto, haga clic en el enlace/botón Apply.
Si tiene una discapacidad y necesita asistencia con el proceso de contratación, comuníquese con Recursos Humanos en [teléfono en el portal] .
Para asistencia general con la solicitud o si tiene preguntas sobre una oferta de trabajo, comuníquese con Recursos Humanos en [teléfono en el portal] .
Departamento:
Student Affairs
Sitio Web del Departamento:
Resumen de las Funciones del Puesto:
El Coordinador de Operaciones Administrativas de la División de Student Affairs es un puesto de apoyo administrativo que sirve como punto de contacto inicial para los visitantes de la Oficina del Vicecanciller de Student Affairs. Este puesto proporcionará apoyo administrativo, apoyo fiscal y apoyo de comunicación. Este puesto requiere trabajo presencial en el sitio durante el horario laboral de la universidad (lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.). Este puesto se rige por las leyes estatales y federales y por la política de la agencia/institución.
Calificaciones:
Educación y/o Experiencia Requerida
• El equivalente a la educación formal de un título de asociado (associate degree), más dos (2) años de experiencia en administración de programas o un área relacionada.
Otra educación y/o experiencia relacionada con el trabajo puede sustituir la totalidad o parte de estos requisitos básicos.
Educación y/o Experiencia Preferida
• Licenciatura;
• Experiencia trabajando con una población diversa;
• Experiencia previa trabajando con estudiantes universitarios;
• Sólida comprensión de la navegación en políticas y procedimientos, adquisiciones, proveedores y otras tareas financieras.
Deberes y Responsabilidades del Puesto
Recepción y Apoyo Administrativo (40%)
• Gestionar las operaciones de recepción para la Oficina del Vicecanciller de Student Affairs, asegurando un servicio profesional y receptivo;
• Servir como el punto de contacto principal para estudiantes, profesores, personal, padres/tutores y visitantes;
• Responder teléfonos, enrutar llamadas y responder a consultas generales;
• Programar reuniones y ayudar con la coordinación del calendario para el liderazgo de la oficina;
• Coordinar la logística de reuniones, reservas de salas y preparación de materiales de reunión;
• Preparar y formatear correspondencia de rutina, informes y materiales de reunión;
• Mantener sistemas de archivo organizados (papel y electrónicos)
Operaciones y Coordinación de Oficina (35%)
• Coordinar las operaciones diarias de la oficina, incluidas las solicitudes de mantenimiento, la adquisición de suministros y el seguimiento de inventario;
• Ayudar a organizar y mantener sistemas de oficina, registros y recursos compartidos;
• Coordinar y mantener sistemas de oficina, registros, recursos compartidos y procedimientos operativos para apoyar operaciones de oficina eficientes;
• Apoyar la coordinación del flujo de trabajo y garantizar la finalización oportuna de las tareas administrativas;
• Mantener listas de contactos internos e información de recursos para apoyar las operaciones de la oficina:
• Servir como punto de contacto inicial para consultas e inquietudes de los estudiantes y ayudar a conectar a los estudiantes con los recursos y servicios universitarios apropiados;
• Proporcionar información general y orientación sobre servicios, políticas y procedimientos universitarios;
• Informar las inquietudes de los estudiantes al Gerente Ejecutivo de Student Affairs para garantizar la
• Informar al Gerente Ejecutivo de Student Affairs sobre inquietudes de rutina y sobre problemas complejos o sensibles que requieran escalamiento.
Apoyo Fiscal y Administrativo (10%)
• Ayudar con los procesos de compra, incluidas las requisiciones y el pedido de suministros;
• Apoyar las autorizaciones de viaje y la documentación de reembolso;
• Mantener un seguimiento básico de los gastos y ayudar a resolver problemas administrativos o financieros de rutina;
• Proporcionar apoyo administrativo para los procesos de informes financieros según sea necesario.
Apoyo al Programa y al Personal (10%)
• Ayudar a coordinar horarios y tareas para estudiantes trabajadores;
• Apoyar los procesos de incorporación y la coordinación de capacitación básica para estudiantes empleados;
• Ayudar con la planificación y logística de reuniones, eventos y actividades divisionales;
• Proporcionar apoyo general para iniciativas de participación de los empleados y actividades de oficina.
• Ayudar según sea necesario con las comunicaciones a nivel de división;
• Coordinar el desarrollo de un boletín informativo regular de Student Affairs;
• Preparar borradores, cartas, memorandos, informes, etc., para la copia final.
Proyectos Especiales y Deberes Adicionales (5%)
• Ayudar con proyectos especiales e iniciativas divisionales según se asigne;
• Realizar otras tareas según se asigne.
Conocimientos, Habilidades y Aptitudes
• Conocimiento de los sistemas Banner y Workday;
• Conocimiento de las políticas, procedimientos y operaciones presupuestarias y financieras de la universidad;
• Conocimiento de las reglas, regulaciones y procedimientos estatales, federales y universitarios;
• Capacidad para trabajar en un entorno diverso y dinámico;
• Capacidad para trabajar de manera colaborativa e independiente con objetivos comunes como parte de un equipo;
• Capacidad para emitir juicios sólidos y ayudar a resolver las inquietudes de los estudiantes;
• Comunicación interpersonal efectiva, habilidades de escritura y organización;
• Civilidad en todas las interacciones de naturaleza pública o confidencial;
• Demostrar contactos de seguimiento y consultas de manera oportuna;
• Capacidad para coordinar las actividades de programas académicos y/o sociales del campus;
• Capacidad para evaluar la información recopilada y formular recomendaciones;
• Capacidad para compilar información en forma de informe.
Información Adicional:
Información Salarial:
$30,733
Documentos Requeridos para Postularse:
Carta de Presentación/Carta de Solicitud, Lista de tres Referencias Profesionales (nombre, correo electrónico, cargo), Currículum
Documentos Opcionales:
Instrucciones Especiales para los Candidatos:
Información de Contacto de Reclutamiento:
Shannon Maxwell
Gerente Ejecutivo de la División de Student Affairs
[teléfono en el portal]
[contacto en el portal]
Todos los materiales de solicitud deben cargarse en el Sitio de Carreras del University of Arkansas System [enlace en el portal]
Por favor, no enviar al contacto de reclutamiento listado.
Requisitos de Evaluación Previa al Empleo:
Verificación de Antecedentes Penales, Verificación de Crédito Financiero, Registro de Ofensores Sexuales
La University of Arkansas at Little Rock se compromete a proporcionar una comunidad universitaria segura. Realizamos verificaciones de antecedentes para los solicitantes que están siendo considerados para el empleo. Las verificaciones de antecedentes incluyen una verificación de antecedentes penales y una verificación del registro de ofensores sexuales. Para ciertos puestos, también puede haber una verificación de antecedentes financieros (crédito), una verificación del Registro de Vehículos Motorizados (MVR) y/o una prueba de detección de drogas. Las verificaciones requeridas se identifican en la lista del puesto. Una condena penal o un arresto pendiente de adjudicación o un historial financiero adverso por sí solo no descalificará a un solicitante en ausencia de una relación con los requisitos del puesto. La información de la verificación de antecedentes se utilizará de manera confidencial y no discriminatoria, de acuerdo con la ley estatal y federal.
La University of Arkansas es una institución de igualdad de oportunidades. La Universidad no discrimina en sus programas o actividades educativas (incluida la admisión y el empleo) por motivos de ninguna categoría o estado protegido por la ley, incluidos la edad, la raza, el color, el origen nacional, la discapacidad, la religión, el estado de veterano protegido, el servicio militar, la información genética, el sexo, la preferencia sexual o el embarazo. Las preguntas o inquietudes sobre la aplicación del Título IX, que prohíbe la discriminación por motivos de sexo, pueden enviarse al Coordinador del Título IX de la Universidad y a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Educación de los EE. UU.
Las personas deben tener prueba de autoridad legal para trabajar en los Estados Unidos el primer día de empleo.
Toda la información de la solicitud está sujeta a divulgación pública bajo la Ley de Libertad de Información de Arkansas.
Actividad Física Constante:
Audición, Movimiento Repetitivo, Sentarse, Hablar
Actividad Física Frecuente:
Jalar, Empujar, Alcanzar, Movimiento Repetitivo, Sentarse, Estar de pie, Hablar, Caminar
Actividad Física Ocasional:
Equilibrar, Agacharse
Elegible para Beneficios:
Sí
Ver el texto original en inglés
Current University of Arkansas System employees, including student employees and graduate assistants, need to log in to Workday via MyApps.Microsoft.com , then access Find Jobs from the Workday search bar to view and apply for open positions. Students at University of Arkansas System will also view open positions and apply within Workday by searching for “Find Jobs for Students”.
All Job Postings will close at 12:01 a.m. CT on the specified Closing Date (if designated).
If you close the browser or exit your application prior to submitting, the application process will be saved as a draft. You will be able to access and complete the application through “My Draft Applications” located on your Candidate Home page.
Closing Date:
Type of Position:
Staff (Non-Classified)
Workstudy Position:
No
Job Type:
Regular
Work Shift:
Sponsorship Available:
No
Institution Name:
University of Arkansas at Little Rock The University of Arkansas at Little Rock is a metropolitan research university that provides an accessible, quality education through flexible learning and unparalleled internship opportunities. At UA Little Rock, we prepare our more than 8,900 students to be innovators and responsible leaders in their fields. Committed to its metropolitan research university mission, UA Little Rock is a driving force in Little Rock's thriving cultural community and a major component of the city and state's growing profile as a regional leader in research, technology transfer, economic development, and job creation.
Below you will find the details for the position including any supplementary documentation and questions you should review before applying for the opening. To apply for the position, please click the Apply link/button.
If you have a disability and need assistance with the hiring process please contact Human Resources at [teléfono en el portal] .
For general application assistance or if you have questions about a job posting, please contact Human Resources at [teléfono en el portal] .
Department:
Student Affairs
Department's Website:
Summary of Job Duties:
The Division of Student Affairs Administrative Operations Coordinator is an administrative support position that serves as an initial point of contact for visitors to the Office of the Vice Chancellor for Student Affairs. This position will provide administrative support, fiscal Support, and communication support. This position requires in-person, on-site work during university business hours (Monday–Friday, 8:00 a.m.–5:00 p.m.). This position is governed by state and federal laws, and agency/institution policy.
Qualifications:
Required Education and/or Experience
• The formal education equivalent of an associate degree, plus two (2) years of experience in program administration or related area.
Other job-related education and/or experience may be substituted for all or part of these basic requirements.
Preferred Education and/or Experience
• Bachelor’s degree;
• Experience working with a diverse population;
• Previous experience working with college students;
• Strong understanding of navigating policies and procedures, procurement, vendors, and other financial tasks.
Job Duties and Responsibilities
Front Desk & Administrative Support (40%)
• Manage front desk operations for the Office of the Vice Chancellor for Student Affairs, ensuring professional and responsive service;
• Serve as the primary point of contact for students, faculty, staff, parents/guardians, and visitors;
• Answer phones, route calls, and respond to general inquiries;
• Schedule meetings and assist with calendar coordination for office leadership;
• Coordinate meeting logistics, room reservations, and preparation of meeting materials;
• Prepare and format routine correspondence, reports, and meeting materials;
• Maintain organized filing systems (paper and electronic)
Office Operations & Coordination (35%)
• Coordinate daily office operations, including maintenance requests, supply procurement, and inventory tracking;
• Assist with organizing and maintaining office systems, records, and shared resources;
• Coordinate and maintain office systems, records, shared resources, and operational procedures to support efficient office operations;
• Support workflow coordination and ensure timely completion of administrative tasks;
• Maintain internal contact lists and resource information to support office operations:
• Serve as an initial point of contact for student inquiries and concerns and assist with connecting students to appropriate university resources and services;
• Provide general information and guidance on university services, policies, and procedures;
• Report student concerns to the Executive Manager for Student Affairs to ensure the
• Inform the Executive Manager for Student Affairs of routine concerns and of complex or sensitive issues that require escalation.
Fiscal & Administrative Support (10%)
• Assist with purchasing processes, including requisitions and ordering supplies;
• Support travel authorizations and reimbursement documentation;
• Maintain basic tracking of expenditures and assist with resolving routine administrative or financial issues;
• Provide administrative support for financial reporting processes as needed.
Program & Staff Support (10%)
• Assist with coordinating schedules and tasks for student workers;
• Support onboarding processes and basic training coordination for student employees;
• Assist with planning and logistics for meetings, events, and divisional activities;
• Provide general support for employee engagement initiatives and office activities.
• Assist as needed with division-level communications;
• Coordinate the development of a regular Student Affairs newsletter;
• Prepare drafts, letters, memoranda, reports, etc. for final copy.
Special Projects & Additional Duties ( 5%)
• Assist with special projects and divisional initiatives as assigned;
• Perform other duties as assigned.
Knowledge, Skills, and Abilities
• Knowledge of Banner and Workday systems;
• Knowledge of university budget and finance policies, procedures, and operations;
• Knowledge of state, federal, and university rules, regulations, and procedures;
• Ability to work in a diverse and dynamic environment;
• Ability to work collaboratively and independently with common goals as a part of a team;
• Ability to make sound judgments and assist in resolving student concerns;
• Effective interpersonal communication, writing, and organizational abilities;
• Civility in all interactions of a public or confidential nature;
• Demonstrate follow-up contacts and consultations in a timely manner;
• Ability to coordinate the activities of campus academic and/or social programs;
• Ability to evaluate collected information and formulate recommendations;
• Ability to compile information into report form.
Additional Information:
Salary Information:
$30,733
Required Documents to Apply:
Cover Letter/Letter of Application, List of three Professional References (name, email, business title), Resume
Optional Documents:
Special Instructions to Applicants:
Recruitment Contact Information:
Shannon Maxwell
Executive Manager for the Division of Student Affairs
[teléfono en el portal]
[contacto en el portal]
All application materials must be uploaded to the University of Arkansas System Career Site [enlace en el portal]
Please do not send to listed recruitment contact.
Pre-employment Screening Requirements:
Criminal Background Check, Financial Credit Check, Sex Offender Registry
The University of Arkansas at Little Rock is committed to providing a safe campus community. We conduct background checks for applicants being considered for employment. Background checks include a criminal background check and a sex offender registry check. For certain positions, there may also be a financial (credit) background check, a Motor Vehicle Registry ( MVR ) check, and/or drug screening. Required checks are identified in the position listing. A criminal conviction or arrest pending adjudication or adverse financial history information alone shall not disqualify an applicant in the absence of a relationship to the requirements of the position. Background check information will be used in a confidential, non-discriminatory manner consistent with state and federal law.
The University of Arkansas is an equal opportunity institution. The University does not discriminate in its education programs or activities (including in admission and employment) on the basis of any category or status protected by law, including age, race, color, national origin, disability, religion, protected veteran status, military service, genetic information, sex, sexual preference, or pregnancy. Questions or concerns about the application of Title IX, which prohibits discrimination on the basis of sex, may be sent to the University’s Title IX Coordinator and to the U.S. Department of Education Office for Civil Rights.
Persons must have proof of legal authority to work in the United States on the first day of employment.
All application information is subject to public disclosure under the Arkansas Freedom of Information Act.
Constant Physical Activity:
Hearing, Repetitive Motion, Sitting, Talking
Frequent Physical Activity:
Pulling, Pushing, Reaching, Repetitive Motion, Sitting, Standing, Talking, Walking
Occasional Physical Activity:
Balancing, Stooping
Benefits Eligible:
Yes
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.