EB-3 SkilledEmpresa con historial de patrocinio ante el gobierno
REG. 4708436
Secretaria Administrativa Médica Senior
UMASS MEMORIAL HEALTHALLIANCE-CLINTON HOSPITAL INC
- Lugar: Worcester, MA
- Área: RH & Administrativo
- Visa probable: EB-3 Skilled
- Empleo visto por última vez el 22/7/2026
Secretaria administrativa médica en Worcester, MA; empresa con 5 procesos PERM aprobados en los últimos 12 meses.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.
Descripción del empleo
Traducción automática del anuncio original del empleador.
¿Es usted un cuidador interno, estudiante o trabajador contingente/de agencia en UMass Memorial Health? HAGA CLIC AQUÍ para postularse a través de su cuenta de Workday.
Estado de exención:
No exento
Rango de contratación:
$16.60 - $31.37 Tenga en cuenta que la oferta final puede variar dentro de este rango según la experiencia, las habilidades, las calificaciones y las consideraciones de equidad interna del candidato.
Detalles del horario:
De lunes a viernes
Horas programadas:
8am-430pm
Turno:
1 - Turno diurno, 10 horas (Estados Unidos de América)
Horas:
40
Centro de costos:
34000 - 3026 116 Belmont St Internal Med
Esta posición puede tener un bono por firma disponible; un miembro del Equipo de Reclutamiento confirmará la elegibilidad durante el proceso de entrevista.
Todos son cuidadores
En UMass Memorial Health, todos son cuidadores, independientemente de su cargo o responsabilidades. La atención excepcional al paciente, la excelencia académica y la investigación de vanguardia hacen de UMass Memorial el sistema de salud principal del centro de Massachusetts, y un lugar donde podemos ayudarlo a construir la carrera que se merece. Somos más de 20,000 empleados, trabajando juntos como un solo sistema de salud en una búsqueda incesante de sanación para nuestros pacientes, nuestra comunidad y entre nosotros. Y todos, a su manera única, desempeñan un papel importante, todos los días.
El Secretario, Medical Admin Sr proporciona apoyo administrativo y de oficina avanzado a médicos, proveedores de práctica avanzada y personal clínico. Además de realizar todo el alcance de las responsabilidades de Secretario, Medical Admin, esta posición puede coordinar las operaciones de la oficina y las actividades del personal, capacitar y asesorar al personal administrativo, gestionar horarios complejos y apoyo a programas, y sirve como el enlace principal para funciones clínicas, académicas y administrativas. El Secretario, Medical Admin Sr garantiza los más altos estándares de profesionalismo, confidencialidad y servicio al cliente mientras apoya la eficiencia operativa del consultorio médico.
II. Responsabilidades principales
1. Programación, registro y coordinación de pacientes
• Programa y coordina visitas, procedimientos y pruebas de diagnóstico para pacientes hospitalizados y ambulatorios, colaborando con pacientes, cuidadores y servicios auxiliares para garantizar la precisión y la puntualidad.
• Registra a los pacientes, verifica la cobertura y elegibilidad del seguro, y asegura las referencias o autorizaciones requeridas.
• Ayuda con la admisión de nuevos pacientes, incluida la recopilación de información demográfica y de seguro.
• Identifica las necesidades urgentes de atención al paciente y las escala a los proveedores o al personal clínico según corresponda.
2. Comunicación y servicio al cliente
• Responde y filtra llamadas telefónicas, responde a consultas de rutina y dirige los mensajes a los cuidadores apropiados.
• Saluda a los visitantes y pacientes, determina sus necesidades, proporciona información sobre procedimientos y políticas, y garantiza una experiencia profesional y cortés.
• Sirve como enlace entre pacientes, familias y cuidadores para promover una comunicación oportuna y efectiva.
• Acompaña a los pacientes a las salas de examen y acompaña los exámenes según sea necesario.
3. Documentación, transcripción y correspondencia
• Transcribe informes médicos a partir de dictados y produce correspondencia, informes, memorandos y otros documentos.
• Revisa y edita materiales en cuanto a gramática, ortografía, formato y estilo.
• Redacta o prepara cartas y formularios estándar para su revisión.
• Prepara, actualiza y mantiene expedientes de pacientes, registros y otra documentación de acuerdo con los estándares de la organización y las regulaciones de HIPAA.
4. Apoyo a reuniones, programas y profesorado
• Organiza y coordina reuniones internas y externas; prepara y distribuye agendas; registra y distribuye actas.
• Realiza arreglos de viaje para conferencias, reuniones y otros eventos.
• Puede coordinar programas de residencia, fellowship, clerkship u otros programas educativos, incluidos horarios, requisitos y documentación relacionada, según se le asigne.
5. Facturación y procesamiento financiero
• Recauda los copagos de los pacientes, procesa los pagos y mantiene registros para los depósitos diarios.
• Realiza la entrada de cargos en el sitio para su envío a facturación.
III. Calificaciones del puesto
Licencia/Certificación/Educación:
Requerido:
1. Diploma de escuela secundaria o equivalente.
Preferido:
1. Finalización de un programa de secretariado médico, asistente médico o capacitación vocacional relacionada.
Experiencia/Habilidades:
Requerido:
1. 2 años de experiencia en un consultorio médico o entorno de atención médica.
2. Dominio de Microsoft Office Suite y sistemas de registro médico electrónico (EHR).
3. Sólidas habilidades organizativas, de comunicación y de servicio al cliente.
4. Capacidad para mantener la confidencialidad de la información del paciente y de la organización.
5. Capacidad demostrada para gestionar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
Preferido:
1. Experiencia previa brindando apoyo administrativo en un consultorio médico académico.
2. Familiaridad con la terminología médica, los procesos de autorización de seguros y los flujos de trabajo clínicos.
A menos que se requiera certificación, licencia o registro, se puede sustituir una combinación equivalente de educación y experiencia que proporcione competencia en las áreas de responsabilidad enumeradas en esta descripción por los requisitos anteriores.
IV. Demandas físicas y condiciones ambientales
El trabajo se considera sedentario. El puesto requiere trabajar en interiores en un entorno de oficina normal.
Responsabilidades principales
1. Programación, registro y coordinación de pacientes
• Programa y coordina visitas, procedimientos y pruebas de diagnóstico para pacientes hospitalizados y ambulatorios, colaborando con pacientes, cuidadores y servicios auxiliares para garantizar la precisión y la puntualidad.
• Registra a los pacientes, verifica la cobertura y elegibilidad del seguro, y asegura las referencias o autorizaciones requeridas.
• Ayuda con la admisión de nuevos pacientes, incluida la recopilación de información demográfica y de seguro.
• Identifica las necesidades urgentes de atención al paciente y las escala a los proveedores o al personal clínico según corresponda.
2. Comunicación y servicio al cliente
• Responde y filtra llamadas telefónicas, responde a consultas de rutina y dirige los mensajes a los cuidadores apropiados.
• Saluda a los visitantes y pacientes, determina sus necesidades, proporciona información sobre procedimientos y políticas, y garantiza una experiencia profesional y cortés.
• Sirve como enlace entre pacientes, familias y cuidadores para promover una comunicación oportuna y efectiva.
• Acompaña a los pacientes a las salas de examen y acompaña los exámenes según sea necesario.
3. Documentación, transcripción y correspondencia
• Transcribe informes médicos a partir de dictados y produce correspondencia, informes, memorandos y otros documentos.
• Revisa y edita materiales en cuanto a gramática, ortografía, formato y estilo.
• Redacta o prepara cartas y formularios estándar para su revisión.
• Prepara, actualiza y mantiene expedientes de pacientes, registros y otra documentación de acuerdo con los estándares de la organización y las regulaciones de HIPAA.
4. Facturación y procesamiento financiero
• Recauda los copagos de los pacientes, procesa los pagos y mantiene registros para los depósitos diarios.
• Realiza la entrada de cargos en el sitio para su envío a facturación.
5. Operaciones de oficina y administrativas
• Prepara y procesa el papeleo administrativo de rutina, como solicitudes de gastos y compras, y hojas de tiempo, asegurando su envío oportuno.
• Mantiene archivos y registros confidenciales para fines médicos y administrativos; coordina la recuperación de registros según sea necesario.
• Supervisa el inventario de suministros de oficina y garantiza el mantenimiento básico del equipo de oficina.
III. Calificaciones del puesto
Licencia/Certificación/Educación:
Requerido:
1. Diploma de escuela secundaria o equivalente.
Preferido:
1. Finalización de un programa de secretariado médico, asistente médico o capacitación vocacional relacionada.
Experiencia/Habilidades:
Requerido:
1. Dominio de Microsoft Office Suite.
2. Sólidas habilidades organizativas, de comunicación y de servicio al cliente.
3. Capacidad para mantener la confidencialidad de la información del paciente y de la organización.
4. Capacidad demostrada para gestionar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
Preferido:
1. 1 año de experiencia en un consultorio médico o entorno de atención médica.
2. Dominio de sistemas de registro médico electrónico (EHR).
3. Familiaridad con la terminología médica, los procesos de autorización de seguros y los flujos de trabajo clínicos.
A menos que se requiera certificación, licencia o registro, se puede sustituir una combinación equivalente de educación y experiencia que proporcione competencia en las áreas de responsabilidad enumeradas en esta descripción por los requisitos anteriores.
IV. Demandas físicas y condiciones ambientales
El trabajo se considera sedentario. El puesto requiere trabajar en interiores en un entorno de oficina normal.
Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad o estado de veterano protegido.
Nos esforzamos por hacer que el respeto sea parte de todo lo que hacemos en UMass Memorial Health, para nuestros pacientes, nuestra comunidad y entre nosotros. Nuestros seis Estándares de Respeto son: Reconocer, Escuchar, Comunicar, Ser receptivo, Ser un jugador de equipo y Ser amable. Si comparte estos Estándares de Respeto, esperamos que se una a nuestro equipo y nos ayude a hacer del respeto nuestro estándar para todos, todos los días.
Como empleador de igualdad de oportunidades y acción afirmativa, UMass Memorial Health reconoce el poder de una comunidad diversa y alienta las solicitudes de personas con experiencias, perspectivas y antecedentes variados. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, género, orientación sexual, origen nacional, edad, discapacidad, identidad y expresión de género, estado de veterano protegido u otro estado protegido por la ley.
Si no puede enviar una solicitud debido a tecnología de asistencia incompatible o una discapacidad, comuníquese con nosotros en [contacto en el portal] Haremos todo lo posible para responder a su solicitud de asistencia por discapacidad lo antes posible.
Ver el texto original en inglés
Are you an internal caregiver, student, or contingent worker/agency worker at UMass Memorial Health? CLICK HERE to apply through your Workday account.
Exemption Status:
Non-Exempt
Hiring Range:
$16.60 - $31.37 Please note that the final offer may vary within this range based on a candidate’s experience, skills, qualifications, and internal equity considerations .
Schedule Details:
Monday through Friday
Scheduled Hours:
8am-430pm
Shift:
1 - Day Shift, 10 Hours (United States of America)
Hours:
40
Cost Center:
34000 - 3026 116 Belmont St Internal Med
This position may have a signing bonus available a member of the Recruitment Team will confirm eligibility during the interview process.
Everyone Is a Caregiver
At UMass Memorial Health, everyone is a caregiver – regardless of their title or responsibilities. Exceptional patient care, academic excellence and leading-edge research make UMass Memorial the premier health system of Central Massachusetts, and a place where we can help you build the career you deserve. We are more than 20,000 employees, working together as one health system in a relentless pursuit of healing for our patients, community and each other. And everyone, in their own unique way, plays an important part, every day.
The Secretary, Medical Admin Sr provides advanced administrative and clerical support to physicians, advanced practice providers, and clinical staff. In addition to performing the full scope of Secretary, Medical Admin responsibilities, this position may coordinate office operations and staff activities, train and mentor administrative personnel, manage complex scheduling and program support, and serves as the primary liaison for clinical, academic, and administrative functions. The Secretary, Medical Admin Sr ensures the highest standards of professionalism, confidentiality, and customer service while supporting the operational efficiency of the medical office.
II. Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Meeting, Program, and Faculty Support
• Arranges and coordinates internal and external meetings; prepares and distributes agendas; records and distributes minutes.
• Makes travel arrangements for conferences, meetings, and other events.
• May coordinate residency, fellowship, clerkship, or other educational programs, including schedules, requirements, and related documentation, as assigned.
5. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. 2 years of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in Microsoft Office Suite and electronic health record (EHR) systems.
3. Strong organizational, communication, and customer service skills.
4. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
5. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. Previous experience providing administrative support in an academic medical office.
2. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
IV. Physical Demands and Environmental Conditions
Work is considered sedentary. Position requires work indoors in a normal office environment.
Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
5. Office and Administrative Operations
• Prepares and processes routine administrative paperwork, such as expense and purchase requisitions, and time sheets, ensuring timely submission.
• Maintains confidential files and records for medical and administrative purposes; coordinates retrieval of records as needed.
• Monitors office supply inventory and ensures basic maintenance of office equipment.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. Proficiency in Microsoft Office Suite.
2. Strong organizational, communication, and customer service skills.
3. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
4. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. 1 year of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in electronic health record (EHR) systems.
3. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
IV. Physical Demands and Environmental Conditions
Work is considered sedentary. Position requires work indoors in a normal office environment.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.
We’re striving to make respect a part of everything we do at UMass Memorial Health – for our patients, our community and each other. Our six Standards of Respect are: Acknowledge, Listen, Communicate, Be Responsive, Be a Team Player and Be Kind. If you share these Standards of Respect, we hope you will join our team and help us make respect our standard for everyone, every day.
As an equal opportunity and affirmative action employer, UMass Memorial Health recognizes the power of a diverse community and encourages applications from individuals with varied experiences, perspectives and backgrounds. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, gender identity and expression, protected veteran status or other status protected by law.
If you are unable to submit an application because of incompatible assistive technology or a disability, please contact us at [contacto en el portal] We will make every effort to respond to your request for disability assistance as soon as possible.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.