H-1BEmpresa con historial de patrocinio ante el gobierno
REG. 5758773
Secretario Administrativo Médico Senior, 32h, Diurno
UMASS MEMORIAL HEALTHALLIANCE-CLINTON HOSPITAL INC
- Lugar: Northbridge, MA
- Área: RH & Administrativo
- Visa probable: H-1B
- Empleo visto por última vez el 24/7/2026
Puesto administrativo en pediatría en Northbridge, MA; empresa con 19 aprobaciones de visa en los últimos 12 meses.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.
Descripción del empleo
Traducción automática del anuncio original del empleador.
¿Es usted un cuidador interno, estudiante o trabajador contingente/trabajador interinstitucional en UMass Memorial Health? CLICK AQUÍ para aplicar a través de su cuenta de Workday.
Estado de exención:
No Exento
Rango de contratación:
$17.43 - $31.37 Tenga en cuenta que la oferta final puede variar dentro de este rango basado en la experiencia de un candidato, habilidades, calificaciones y consideraciones de equidad interna.
Detalles del programa:
Viernes, Lunes, Jueves
Horario:
Mon 10:30-7, Thurs 7:45-4:15, Fri 8:30-5:00
Cambio:
1 - Cambio de día, 11 horas (Estados Unidos de América)
Horas:
32
Cost Center:
34000 - 6305 Pediatría Comunitaria de Northbridge
Esta posición puede tener un bono de firma disponible un miembro del Equipo de Contratación confirmará la elegibilidad durante el proceso de entrevista.
Todos Es un Cuidador
En UMass Memorial Health, todo el mundo es un cuidador, independientemente de su título o responsabilidades. La atención de pacientes excepcionales, la excelencia académica y la investigación de vanguardia hacen de UMass Memorial el principal sistema de salud de Central Massachusetts, y un lugar donde podemos ayudarle a construir la carrera que usted merece. Somos más de 20.000 empleados, trabajando juntos como un sistema de salud en una búsqueda implacable de curación para nuestros pacientes, comunidad y el uno al otro. Y todos, de su manera única, juegan una parte importante, cada día.
The Secretary, Medical Admin Sr proporciona apoyo administrativo y administrativo avanzado a los médicos, a los proveedores de prácticas avanzadas y al personal clínico. Además de cumplir con todo el alcance de las responsabilidades de los Secretarios Médicos, esta posición puede coordinar las operaciones de oficina y las actividades del personal, capacitar y orientar al personal administrativo, gestionar la programación compleja y el apoyo a los programas, y sirve de enlace principal para las funciones clínicas, académicas y administrativas. The Secretary, Medical Admin Sr asegura los más altos estándares de profesionalidad, confidencialidad y servicio al cliente al tiempo que apoya la eficiencia operativa de la oficina médica.
II. Principales responsabilidades
1. Programación, registro y coordinación del paciente
• Programa y coordina visitas, procedimientos y pruebas diagnósticas ambulatorias, colaborando con pacientes, cuidadores y servicios auxiliares para garantizar la precisión y puntualidad.
• Registra pacientes, verifica cobertura de seguros y elegibilidad, y asegura las referencias o autorizaciones requeridas.
• Ayuda con la nueva ingesta de pacientes, incluyendo la recogida de información demográfica y de seguros.
• Identifica las necesidades urgentes de atención al paciente y aumenta a los proveedores o al personal clínico según corresponda.
2. Comunicación y Servicio al Cliente
• Respuestas y pantallas llamadas telefónicas, responde a preguntas rutinarias y envía mensajes a cuidadores apropiados.
• Saluda a los visitantes y pacientes, determina sus necesidades, proporciona información sobre procedimientos y políticas, y garantiza una experiencia profesional y cortés.
• Servi como enlace entre pacientes, familias y cuidadores para promover una comunicación oportuna y eficaz.
• Escolta a los pacientes para examinar las salas y los exámenes de chaperones según sea necesario.
3. Documentación, Transcripción y correspondencia
• Transcribe informes médicos de dictado y produce correspondencia, informes, memorandos y otros documentos.
• Proofreads y edita materiales para gramática, ortografía, formato y estilo.
• Compone o prepara cartas y formularios estándar para su revisión.
• Prepara, actualiza y mantiene diagramas de pacientes, registros y otra documentación de acuerdo con estándares de organización y regulaciones HIPAA.
4. Reunión, Programa y Apoyo a la Facultad
• Organiza y coordina reuniones internas y externas; prepara y distribuye agendas; registra y distribuye minutos.
• Realiza arreglos de viaje para conferencias, reuniones y otros eventos.
• Puede coordinar la residencia, la beca, el oficio u otros programas educativos, incluyendo horarios, requisitos y documentación relacionada, como se le ha asignado.
5. Facturación y procesamiento financiero
• Recoge copagos de pacientes, procesa pagos y mantiene registros para depósitos diarios.
• Realiza la entrada de carga in situ para su presentación a la facturación.
6. Operaciones administrativas y de oficina
• Prepara y procesa papeleo administrativo rutinario, tales como requisas de gastos/purchase, y hojas de tiempo, asegurando la presentación oportuna.
• Mantiene archivos y registros confidenciales para fines médicos y administrativos; coordina la recuperación de registros según sea necesario.
• Supervisa el inventario de suministros de oficina y asegura el mantenimiento básico del equipo de oficina.
• Coordina las actividades de las oficinas médicas, incluida la capacitación, la planificación de los trabajos para el personal asignado, la orientación sobre políticas y procedimientos, la recomendación de mejoras de los procesos y el seguimiento del desempeño.
Todas las responsabilidades son funciones de trabajo esenciales.
III. Calificaciones de posición
Licencia/Certificación/Educación:
Necesario:
1. Diploma de secundaria o equivalente.
Preferencia:
1. Conclusión de un secretario médico, asistente médico o programa de formación profesional conexo.
Experiencia/Skills:
Necesario:
1. 2 años de experiencia en una oficina médica o en un entorno de salud.
2. Competencia en sistemas de Microsoft Office Suite y registro electrónico de salud (EHR).
3. Fuertes habilidades de organización, comunicación y servicio al cliente.
4. Capacidad para mantener la confidencialidad de la información paciente y organizativa.
5. Capacidad demostrada de gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado.
Preferencia:
1. Previous experience providing administrative support in an academic medical office.
2. Familiaridad con terminología médica, procesos de autorización de seguros y flujos de trabajo clínicos.
A menos que sea necesaria la certificación, licencia o registro, una combinación equivalente de educación y experiencia que proporciona competencia en las áreas de responsabilidad enumeradas en esta descripción puede sustituirse por los requisitos mencionados anteriormente.
Todos los solicitantes calificados recibirán consideración por el empleo sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el sexo, la orientación sexual, la identidad de género, el origen nacional, la discapacidad o el estado de veterano protegido.
Nos esforzamos por hacer que el respeto sea parte de todo lo que hacemos en UMass Memorial Health – para nuestros pacientes, nuestra comunidad y los demás. Nuestros seis estándares de respeto son: Reconocer, escuchar, comunicar, ser responsable, ser un jugador de equipo y ser amable. Si compartes estas normas de respeto, esperamos que te unas a nuestro equipo y nos ayudes a respetar nuestro estándar para todos, todos los días.
Como empleador de igualdad de oportunidades y acción afirmativa, UMass Memorial Health reconoce el poder de una comunidad diversa y alienta las aplicaciones de individuos con experiencias, perspectivas y antecedentes variados. Todos los solicitantes calificados serán considerados para el empleo sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el género, la orientación sexual, el origen nacional, la edad, la discapacidad, la identidad y la expresión de género, la condición de veterano protegido u otro estado protegido por la ley.
Si usted no puede presentar una solicitud debido a la tecnología de asistencia incompatible o una discapacidad, por favor póngase en contacto con nosotros en [contacto en el portal] Haremos todo lo posible para responder a su solicitud de asistencia para la discapacidad lo antes posible.
Ver el texto original en inglés
Are you an internal caregiver, student, or contingent worker/agency worker at UMass Memorial Health? CLICK HERE to apply through your Workday account.
Exemption Status:
Non-Exempt
Hiring Range:
$17.43 - $31.37 Please note that the final offer may vary within this range based on a candidate’s experience, skills, qualifications, and internal equity considerations .
Schedule Details:
Friday, Monday, Thursday
Scheduled Hours:
Mon 10:30-7, Thurs 7:45-4:15, Fri 8:30-5:00
Shift:
1 - Day Shift, 11 Hours (United States of America)
Hours:
32
Cost Center:
34000 - 6305 Community Pediatrics of Northbridge
This position may have a signing bonus available a member of the Recruitment Team will confirm eligibility during the interview process.
Everyone Is a Caregiver
At UMass Memorial Health, everyone is a caregiver – regardless of their title or responsibilities. Exceptional patient care, academic excellence and leading-edge research make UMass Memorial the premier health system of Central Massachusetts, and a place where we can help you build the career you deserve. We are more than 20,000 employees, working together as one health system in a relentless pursuit of healing for our patients, community and each other. And everyone, in their own unique way, plays an important part, every day.
The Secretary, Medical Admin Sr provides advanced administrative and clerical support to physicians, advanced practice providers, and clinical staff. In addition to performing the full scope of Secretary, Medical Admin responsibilities, this position may coordinate office operations and staff activities, train and mentor administrative personnel, manage complex scheduling and program support, and serves as the primary liaison for clinical, academic, and administrative functions. The Secretary, Medical Admin Sr ensures the highest standards of professionalism, confidentiality, and customer service while supporting the operational efficiency of the medical office.
II. Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Meeting, Program, and Faculty Support
• Arranges and coordinates internal and external meetings; prepares and distributes agendas; records and distributes minutes.
• Makes travel arrangements for conferences, meetings, and other events.
• May coordinate residency, fellowship, clerkship, or other educational programs, including schedules, requirements, and related documentation, as assigned.
5. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
6. Office and Administrative Operations
• Prepares and processes routine administrative paperwork, such as expense/purchase requisitions, and time sheets, ensuring timely submission.
• Maintains confidential files and records for medical and administrative purposes; coordinates retrieval of records as needed.
• Monitors office supply inventory and ensures basic maintenance of office equipment.
• Coordinates medical office activities, including training, scheduling work for assigned staff, providing guidance on policies and procedures, recommending process improvements, and monitoring performance.
All responsibilities are essential job functions.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. 2 years of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in Microsoft Office Suite and electronic health record (EHR) systems.
3. Strong organizational, communication, and customer service skills.
4. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
5. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. Previous experience providing administrative support in an academic medical office.
2. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.
We’re striving to make respect a part of everything we do at UMass Memorial Health – for our patients, our community and each other. Our six Standards of Respect are: Acknowledge, Listen, Communicate, Be Responsive, Be a Team Player and Be Kind. If you share these Standards of Respect, we hope you will join our team and help us make respect our standard for everyone, every day.
As an equal opportunity and affirmative action employer, UMass Memorial Health recognizes the power of a diverse community and encourages applications from individuals with varied experiences, perspectives and backgrounds. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, gender identity and expression, protected veteran status or other status protected by law.
If you are unable to submit an application because of incompatible assistive technology or a disability, please contact us at [contacto en el portal] We will make every effort to respond to your request for disability assistance as soon as possible.
Cuenta gratis — el contacto y el enlace oficial del empleo están en el portal.