Administrative Assistant

Familia de trabajo : Servicios Administrativos (Digital) Se requiere viaje : Ninguno Se requiere claridad : Capacidad para obtener confianza pública Lo que harás: Estamos buscando un Asistente Administrativo para apoyar a los Institutos Nacionales de Salud (NIH), National Human Genome Research Institute (NHGRI), Programa de Investigación Extranjera. Esta posición proporcionará apoyo administrativo y operacional de alto nivel a los directivos, el personal, los contratistas y los interesados, garantizando al mismo tiempo la eficacia de las operaciones programáticas y el cumplimiento de los requisitos federales y NIH. Esta es una posición de tiempo completo situada en Bethesda, MD. • Desarrollar y mejorar los procedimientos para el personal de liderazgo y programas para implementar el seguimiento y Servir como enlace administrativo principal entre el liderazgo ejecutivo, el personal de programas, contratistas y actores externos. • Coordinar y gestionar de forma independiente operaciones administrativas complejas, como viajes, mantenimiento de tiempo, adquisiciones, solicitudes de capacitación, pedidos de dispositivos móviles, servicios de telecomunicaciones, solicitudes de instalaciones, coordinación de estacionamiento, actividades de a bordo y apoyo a la fuerza de trabajo. • Revisar, analizar, preparar y distribuir correspondencia de nivel ejecutivo, informes, presentaciones, material informativo y documentos de decisión. • Proporcionar la gestión del calendario ejecutivo, la programación y el apoyo a la coordinación de reuniones, incluyendo la priorización de los requisitos de competencia y la resolución de conflictos de programación. • Preparar, revisar, rastrear paquetes de adquisiciones, solicitudes de compra, documentación de adquisición, cotizaciones de proveedores, investigación de mercado y estimaciones gubernamentales independientes de acuerdo con las regulaciones federales y NIH. • Supervisar las actividades de adquisición mediante la terminación, coordinar con el personal de adquisiciones y los proveedores, y proporcionar información actualizada sobre el estado de liderazgo en relación con las medidas pendientes y las obligaciones pendientes. • Revisar la documentación recibida e introducir la recepción de información en los sistemas NIH, incluyendo POTS, al tiempo que ayuda con la conciliación de facturas y la resolución de discrepancias en las adquisiciones. • Analizar los procesos administrativos y recomendar mejoras para aumentar la eficiencia operacional, el apoyo a la fuerza de trabajo y el servicio al cliente. • Desarrollar y mantener bases de datos administrativas, paneles, sistemas de seguimiento e informes que apoyen la planificación de la fuerza de trabajo, viajes, cumplimiento de la capacitación, adquisiciones, utilización del estacionamiento y gestión de recursos. • Preparar agendas de reuniones, resúmenes ejecutivos, material informativo, seguimiento de temas de acción y minutos de reunión oficiales para reuniones de liderazgo, comités y grupos de trabajo. • Proporcionar soporte de correspondencia controlado, gestión de registros, enrutamiento de documentos, seguimiento, presentación y mantenimiento de información confidencial y confidencial. • Coordinar las actividades de viajes nacionales e internacionales utilizando sistemas de viajes NIH, incluyendo la preparación de autorizaciones de viaje, vales y documentación de apoyo. • Servir como recurso sobre políticas, procedimientos y requisitos operativos administrativos. • Gestionar las actividades de a bordo y transición de la fuerza de trabajo, incluyendo asignaciones de espacio de trabajo, coordinación de equipos, dispositivos de comunicación, insignias, arreglos de estacionamiento y apoyo de orientación. • Apoyar iniciativas de regreso a la oficina coordinando la utilización del espacio de trabajo, la logística de la fuerza de trabajo, los recursos de estacionamiento, las necesidades de telecomunicaciones y los servicios de apoyo a los empleados. • Revisar los plazos electrónicos y validar los horarios de trabajo, los acuerdos de teletrabajo, las autorizaciones de horas extraordinarias, las transacciones de licencias, las horas de crédito y los horarios de trabajo alternativos utilizando sistemas aplicables. • Asegurar que las solicitudes de acción e información sean debidamente enrutadas, priorizadas y elevadas cuando se requiera atención ejecutiva inmediata. • Coordinar con altos directivos, oficiales administrativos, funcionarios de gestión y personal de operaciones para resolver cuestiones administrativas y relacionadas con la fuerza de trabajo. • Mantener la confidencialidad y la discreción en el manejo de personal, presupuesto, adquisiciones e información organizativa. • Realizar proyectos especiales e iniciativas ejecutivas en apoyo de los objetivos de la misión y las prioridades organizativas de la NHGRI. • Incumbent capture, no other candidates were considered due to titular candidate identified. Cumplen los requisitos de la categoría de trabajo proporcionados por el cliente. Lo que necesitarás: • Grado de licenciatura • Mínimo de FOUR (4) años de experiencia realizando funciones de apoyo administrativo. • Experiencia de apoyo al personal directivo y ejecutivo de alto nivel. • Capacidad para realizar tareas administrativas y operativas complejas independientemente. • Experiencia de gestión de calendarios, reuniones, arreglos de viaje y flujos de trabajo administrativos. • Conocimiento de procesos de adquisición, adquisición, gestión de registros y correspondencia. • Competencia avanzada con aplicaciones de Microsoft Office y otros sistemas de negocio. • Capacidad para manejar información confidencial y confidencial con discreción. • Capacidad para trabajar eficazmente con actores internos y externos a través de los límites organizativos. • Debe ser capaz de obtener y mantener una “confianza pública” federal o doD; los candidatos deben recibir una adjudicación aprobada antes de a bordo con Guidehouse. Se prefiere a los candidatos con una confianza o idoneidad públicas activas. • Incumbent capture – ningún otro candidato fue considerado debido a un titular identificado que cumple con los requisitos de la categoría laboral proporcionados por el cliente Lo que sería bueno tener: • Máster Preferido. • Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples prioridades y plazos. • Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal. • Experiencia de apoyo a NIH, HHS u otras organizaciones del Gobierno Federal. • Familiaridad con los sistemas administrativos, de viaje, de adquisición y de mantenimiento de tiempo. • Experiencia preparando reuniones de información, informes, paneles y presentaciones ejecutivas. • Conocimiento del Reglamento Federal de Viajes (FTR) y las políticas de viaje NIH. • Experiencia de apoyo a la fuerza de trabajo a bordo, iniciativas de retorno a oficina y coordinación de instalaciones. • Experimentar acciones de control de adquisiciones y conciliar la recepción de documentación y facturas. • Familiaridad con POTS, ITAS, DFAS o sistemas administrativos federales similares. • Experiencia en el mantenimiento de bases de datos, sistemas de seguimiento y herramientas de presentación de informes operacionales. El salario anual para esta posición es de 74.000,00 a 124.000,00 dólares. Las decisiones de indemnización dependen de una amplia gama de factores, entre ellos, pero no limitados a los conjuntos de aptitudes, la experiencia y la capacitación, las autorizaciones de seguridad, las licencias y certificaciones, y otras necesidades institucionales y de organización. Lo que ofrecemos: Guidehouse ofrece un paquete completo de recompensas que incluye una compensación competitiva y un paquete de beneficios flexibles que refleja nuestro compromiso de crear un lugar de trabajo diverso y solidario. Los beneficios incluyen: • Seguro médico, Rx, Dental & Vision • Tiempo de Enfermedad Personal y Familia " La empresa paga vacaciones • Licencia parental • Plan de jubilación 401(k) • Asistencia para la vida y el viaje a plazo de grupo • Seguro de Vida Voluntaria y DD • Cuenta de ahorros de salud, Cuidados de salud " Cuentas de gasto flexible • Beneficios de transporte y estacionamiento • Discapacidad a largo plazo • Reembolso de Tuición, Desarrollo Personal, Certificaciones y Oportunidades de Aprendizaje • Programa de referencia de empleados • Eventos patrocinados por empresas • Socio anual Care.com • Programa de Asistencia al Empleado • Beneficios complementarios a través de Corestream (Critical Care, Hospital Indemnity, Accident Insurance, Legal Assistance and ID theft protection, etc.) • La posición puede ser elegible para un bono de incentivos variable discrecional Acerca de Guidehouse Guidehouse es un Empleador de Igualdad de Oportunidades, Veteranos Protegidos, Personas con Discapacidad o cualquier otra base protegida por ley, ordenanza o regulación. 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